Les améliorations de processus les plus efficaces ont le pouvoir d'augmenter la qualité et la productivité tout en réduisant les coûts. De nombreuses entreprises américaines ont trouvé l'inspiration dans les stratégies japonaises d'amélioration des processus qui ont abouti à un succès retentissant au cours des dernières décennies. Selon BP Trends, les techniques de fabrication utilisées par les entreprises japonaises les plus prospères incluent la réduction des activités inutiles, des incohérences et des tensions physiques; procédés anti-fraude; résoudre les problèmes; la rotation des travailleurs à travers divers emplois; et en encourageant l'amélioration constante.
Brainstorming
Le brainstorming est une bonne première étape pour générer des idées, l'implication de l'équipe et la créativité, et pour identifier les problèmes et les solutions potentielles des personnes directement impliquées dans chaque processus métier. Demandez à un animateur de diriger la séance de brainstorming pour assurer la participation active de tous les membres de l’équipe. Ne permettez pas la critique ou la discussion des idées pendant le brainstorming. L'idée est de créer un environnement exempt de critiques pour permettre une créativité sans entrave. Organisez des sessions dans le but de rechercher des moyens spécifiques d’améliorer les processus métiers.
Comité d'organisation
Il peut être difficile pour les personnes impliquées dans une étape du processus d’avoir une vue d’ensemble assez complète pour savoir quels changements apporter pour améliorer les processus. Organisez un comité de pilotage pour examiner et rassembler les données sur tous les processus de votre entreprise, du début à la fin. Pour les entreprises de grande taille et plus complexes, il peut être nécessaire de mettre en place plusieurs comités de pilotage pour surveiller tous les processus dans chaque département de l'entreprise. Pour être efficace, un comité de pilotage doit avoir le pouvoir de mettre en œuvre des changements au sein des processus en fonction des données recueillies.
Réduire les activités inutiles
Selon BP Trends, de nombreuses sociétés japonaises prospères ont recours à des stratégies visant à réduire les activités inutiles, y compris les incohérences et les contraintes physiques, afin d'améliorer les processus. Les gaspillages surviennent sous la forme de reprises pour corriger les erreurs, d’attente excessive pour que les autres agissent, et d’étapes de processus inutiles ou excessivement compliquées. Identifiez puis réduisez ou éliminez les incohérences dans les délais d'exécution, l'efficacité et la satisfaction client afin d'améliorer vos processus métier. Analyser les mouvements physiques requis par chaque travailleur dans un processus. Prenez des mesures pour augmenter le confort ergonomique et réduire la fatigue afin de stimuler la productivité et la satisfaction.
Kaizen: Amélioration continue des processus
La pierre angulaire des stratégies d'amélioration des processus les plus efficaces est connue au Japon sous le nom de kaizen, ce qui signifie une amélioration continue des processus. Kaizen implique de constamment apporter de petites améliorations ayant un impact important sur l'efficacité des processus. Selon BP Trends, les compagnies d’assurance-automobile avaient l'habitude d'attendre de recevoir par courrier des photos de véhicules endommagés avant de traiter leurs réclamations. Les sociétés ont amélioré le processus en utilisant des appareils photo numériques plutôt que des appareils photo argentiques, ce qui a permis de réduire le temps nécessaire au processus de deux à trois jours. Recherchez des innovations et des changements mineurs qui auront le plus grand impact sur les processus métier et continuez à répéter la stratégie.
