Votre entreprise doit remplir un formulaire W2 chaque année pour chaque employé. Ces formulaires présentent des informations qui ont une incidence sur le calcul des impôts, notamment les salaires, les retenues d'impôt des États et des impôts fédéraux et les cotisations de retraite. L'employé est responsable d'envoyer une copie du formulaire avec la déclaration de revenus annuelle à l'Internal Revenue Service. Remplir un W2 est relativement simple si vous avez un logiciel de comptabilité fiscale pour garder une trace des chiffres.
Format par les règles
Votre logiciel de comptabilité peut remplir automatiquement les champs individuels du formulaire à partir de chiffres et de calculs stockés. L'IRS nécessite une police Courier noire standard, dactylographiée ou imprimée, à 12 points, sans correction et toutes les entrées s'inscrivant entièrement dans les cases. Le formulaire est lu par une machine. S'il doit être renvoyé pour une mise en forme incorrecte, pour une écriture manuscrite ou pour une couleur incorrecte, vous devrez le soumettre à nouveau.
Descriptions plus détaillées
Affichez le total des salaires, des retenues à la source et toute autre information appropriée dans les cases appropriées. L'IRS fournit le manuel "Information for Form W2", disponible en copie papier ou en ligne, avec une ventilation des informations requises. Certaines cases sont purement informatives mais toujours obligatoires. En affichant le code DD dans la case 12, par exemple, vous indiquez à l'IRS que l'employeur indique sa contribution à un régime de soins de santé qualifié, qui est exclu du revenu imposable de l'employé. Les fonctions de la boîte sont susceptibles de changer à mesure que la législation fiscale crée de nouvelles exigences en matière de déclaration.
Distribution du document
Copiez le fichier A du formulaire W2 avec la Social Security Administration, qui a besoin des informations pour l'enregistrement du salaire et des cotisations SSA de l'employé. Envoyez la copie 1 à l’État ou à la division locale des impôts, si la loi l’impose. Copie B, Copie C et Copie 2 vont à l’employé, et Copie D est pour les dossiers de l’employeur. La date limite pour distribuer le formulaire et le déposer varie chaque année. La date limite de dépôt pour 2014, par exemple, est le 2 mars 2015, tandis que la date limite pour le distribuer aux employés est le 2 février 2015. Vous pouvez demander une prorogation du délai pour déposer avec le formulaire IRS 8809. Il devrait y avoir une copie permanente du W2 dans votre système comptable. L'IRS vous demande de conserver le formulaire, même s'il n'est pas distribuable par l'employé, pendant quatre ans.
Gagnez du temps avec BSO
Vous pouvez utiliser Business Services Online de la sécurité sociale pour créer et / ou télécharger une version électronique de vos W2, qui peut également être imprimée pour les employés. Si vous exploitez une petite entreprise, cela représente une alternative au rassemblement des W2 via votre propre système de comptabilité ou à leur traitement manuel. Le site SSA nécessite une inscription. Vous devez disposer d'un navigateur Web avec le cryptage 128 bits et les cookies activés, ainsi que Adobe Acrobat Reader pour créer les documents en ligne.
