Un fax, également appelé télécopie, est une transmission électronique d’un document papier numérisé. Le document envoyé peut être de n'importe quel format, mais il doit toujours être accompagné au préalable d’une page de couverture de télécopie. Le formatage de cette page de garde de fax peut varier légèrement, mais vous devez toujours inclure quelques éléments essentiels.
Éléments essentiels
Certains éléments doivent toujours être inclus dans la lettre d'accompagnement du fax, tels que le nom du destinataire, le nombre de pages faxées, y compris la lettre d'accompagnement et la date. Indiquez également votre nom, votre numéro de fax et votre numéro de téléphone.
Autres éléments standard
Les autres éléments non essentiels mais pouvant être inclus sur la page de garde de votre fax sont les informations de contact du destinataire, le sujet du fax et toutes les notes que vous avez pour le destinataire. Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires sur l'expéditeur, telles que le nom de votre entreprise ou l'URL du site Web.
Utiliser un format d'échantillon standard
Utilisez un format standard lorsque vous envoyez une lettre d'accompagnement de télécopie et des modèles sont disponibles pour presque tous les programmes de traitement de texte. Un format courant consiste à répertorier le nom du destinataire, le fax et le téléphone sur le côté gauche et le nom de l'expéditeur, le fax et le téléphone sur le côté droit, avec les éléments supplémentaires situés sous ces deux sections.
