Si vous êtes pris au téléphone avec un collègue ou un client de longue haleine, ce qui aurait dû être un simple et rapide appel téléphonique peut prendre une grosse partie de votre journée. Plutôt que d'essayer de faire plusieurs choses pendant que l'appelant continue à marcher, vous devriez employer des techniques délicates pour mettre fin à l'appel le plus rapidement possible sans sacrifier la courtoisie ou s'écarter de l'étiquette de base. Une fois que vous avez pris en charge vos affaires, vous pouvez sortir gracieusement et poliment de l'appel.
Concentrez-vous sur la question à traiter. Gardez la conversation centrée sur l'objectif de l'appel et évitez de vous perdre dans de petites discussions. Si la personne à qui vous parlez commence à changer de sujet, ramenez-la doucement vers des sujets plus pertinents. N’ayez pas peur d’être en avant lorsque vous faites cela. Si la personne avec laquelle vous parlez dérive sur un autre sujet, ramenez-le en disant «Mais à propos de…» et mentionnez à nouveau le point principal. Cela permettra à l'appelant de savoir que le sujet à traiter est la chose la plus importante. Mentionnez également que vous «ne voulez pas prendre trop de son temps». C’est une façon sévère, mais polie, de garder un appel téléphonique sur la bonne voie.
Posez des questions fermées afin qu’il ne puisse pas dériver du sujet principal. Plutôt que de vous demander quel est le bon moment pour se rencontrer, demandez: «Est-ce que 10 heures seront un bon moment pour se rencontrer?» Les questions fermées n’auront qu’un nombre précis de réponses, deux ou trois au maximum, ce qui permettra de garder la conversation précise. au sujet à portée de main.
Résumez l'appel téléphonique pour vous assurer que vous avez tout réglé. Réitérer le problème et comment il est traité. Un rapide «Je vais extraire cette information et vous faire parvenir un rapport d’ici la fin de la journée» confirme que tout a été réglé.
Demandez si vous pouvez faire autre chose pour aider, ou toute autre question sur le sujet qui doit être discutée. Encore une fois, renforcez l’objet de l’appel et ne passez pas à autre chose. Utilisez des expressions telles que "Alors, cela résout-il votre problème avec le rapport de dépenses?" Ou "Y a-t-il autre chose que je puisse inclure dans ce forfait pour vous?" À la fin de votre appel, la personne à l’autre extrémité admettra probablement que, non, il n’ya rien d’autre à discuter sur ce sujet.
Remerciez l’appelant pour son temps ou pour l’appel (en fonction de la personne qui a initié l’appel). Dites-lui que vous ferez le suivi de la manière appropriée à la situation. Utilisez un petit "Bonne journée" ou "Merci d'avoir appelé" pour mettre fin à l'appel. Évitez les adieux prolongés pendant lesquels vous échangez trop de plaisanteries.
Conseils
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Si vous connaissez un collègue en particulier qui a tendance à parler trop longtemps, envoyez un courrier électronique chaque fois que possible pour résoudre des problèmes ou poser des questions.
