"Je veux ce rapport sur mon bureau dès lundi matin!" le patron en colère crie à son subordonné ébranlé dans les films, les émissions de télévision, les livres et probablement plus que quelques environnements professionnels réels. Plutôt que d’être intimidé par l’idée de rédiger un rapport, accueillez-le comme une occasion de présenter votre travail. Les rapports d’activités sont des documents essentiels car ils expliquent souvent et concement des points complexes, des problèmes ou des recherches. Les rapports attirent l'attention parce qu'ils sont officiels. Et puisque vous rédigez le rapport, vous décidez quoi mettre dans le rapport.
Qu'est-ce qu'un rapport d'activité?
Un document tangible. Businessdictionary.com définit un rapport en tant que «document contenant des informations organisées sous forme narrative, graphique ou sous forme de tableau, préparé de manière ad hoc, périodique, périodique, régulière ou au besoin».
Le fait qu'un rapport d'activité soit un document ne fait que souligner son importance. Bien que vous puissiez être à l’ordre du jour de la réunion pour présenter un rapport sur les actifs acquis au cours du trimestre, pendant et après votre présentation, vous aurez le rapport d’activité auquel faire référence, et vous pouvez également en distribuer une copie aux participants. Tu te souviens des comptes-rendus de livre redoutés que tu devais faire à l'école? La lecture du livre a été la première étape, ensuite vous avez dû écrire un résumé de ce que vous avez lu. Parfois, vous deviez même présenter votre rapport à l’ensemble de la classe. Mais pour vous aider, vous aviez le rapport tangible à consulter. Voilà à quel point un rapport est important.
Un instantané dans le temps. Un rapport d'activité est une compilation de faits et de statistiques sur un aspect particulier d'une entreprise. C’est généralement un instantané dans le temps, rendant compte d’une certaine période. Par exemple, un rapport annuel couvre des données et événements financiers importants fournissant un instantané financier pour cette année, tandis qu'un rapport trimestriel couvre un trimestre spécifique de l'année.
La plupart des rapports, quel que soit leur type ou leur objectif, couvrent une période spécifique. Les rapports financiers couvrent une période spécifique. Les finances d’une entreprise varient d’une année à l’autre et d’un mois à l’autre. Même un rapport sur les produits disponibles n’est exact que pour une période donnée, au fur et à mesure de l’introduction de nouveaux produits et de l’arrêt des produits plus anciens.
Formel ou informel. Selon son objectif et qui le verra, le rapport pourrait être formel ou informel. Les rapports officiels sont ceux qui seront vus et examinés par les patrons, les cadres supérieurs, les clients, les clients ou investisseurs potentiels ou même le public. Comme tous les rapports, ils doivent être bien écrits et présentés sans fautes de frappe ni orthographes, faciles à comprendre et précis au centime.
Les rapports informels ne sont pas moins importants. Pour les employés qui doivent remplir leurs rapports de dépenses pour être remboursés, ils sont de la plus haute importance. Généralement informels, ces rapports contiennent des descriptions, des dates et des montants en dollars saisis dans un formulaire d’entreprise. Si les employés ne remplissent pas le rapport à temps et minutieusement, ils ne seront pas remboursés pour les billets d’avion, les taxis et les repas des clients qu’ils ont payés lors de leur récent voyage d’affaires.
Rapports sous d'autres noms. Beaucoup, sinon la plupart, des rapports d’entreprise ne sont même pas appelés rapports. Il peut s'agir d'états tels qu'un compte de résultat ou de résultat ou d'autres états financiers tels que des bilans. Ils peuvent également être des aperçus budgétaires ou des prévisions de ventes.
Raisons d'utiliser des rapports d'activité
Pour préparer un excellent rapport, il est utile de comprendre à quoi servira le rapport.
Résumer. Les rapports aident à expliquer de manière claire et compréhensible une idée, un processus ou la situation financière complexe de l'entreprise. Des mois de données accumulées, ou des années de recherche, peuvent être résumés dans un court rapport. Bien sûr, tous les détails qui ont été découverts dans la recherche ne sont peut-être pas au rendez-vous, mais le rapport donnera à ceux qui le liront un résumé concis de la recherche ou des données.
Simplifier. Les personnes qui examineront votre rapport n'auront peut-être pas le temps, l'envie ou les compétences nécessaires pour évaluer toutes les données et recherches qui les sous-tendent. En tout cas, ils ont leur propre travail à faire. Votre rapport leur donne ce qu’ils doivent savoir.
Clarifier. Si 10 personnes lisaient et examinaient toutes les données et résultats de recherche que vous aviez rassemblés, elles tireraient diverses conclusions. Votre rapport garantit qu'ils fonctionnent tous du même point de vue, car vous leur communiquez toutes les mêmes données.
Persuader. Supposons que votre entreprise souhaite convaincre les investisseurs de mobiliser des capitaux pour financer une nouvelle idée. Votre rapport sera inclus dans le business plan qui sera partagé avec les investisseurs. D’autres associés compileront le compte de résultats et les autres rapports sur l’état financier de la société, mais votre rapport sera une projection des ventes indiquant où la société pense que les marchés inexploités se trouvent et les ventes qu’ils pourraient générer. Les états financiers sont importants, mais votre rapport est celui qui pourrait persuader les investisseurs sur le marché de s’engager ou non.
Prouver un point. Les rapports commerciaux sont souvent utilisés lorsque des décisions difficiles doivent être prises, telles que la réduction des effectifs, ce qui peut entraîner des mises à pied. Personne ne veut aller dans cette direction, mais lorsque le rapport est présenté, montrant la diminution constante des bénéfices par rapport aux dépenses telles que les salaires, il est clair que ce qui doit être fait. Ou, du côté positif, les rapports peuvent montrer si la société est en position de se développer dans de nouvelles directions intéressantes.
Résoudre un problème. Vous avez assisté à des réunions au cours desquelles les discussions sur un problème se répercutent sans parvenir à une solution viable. Mais si vous partagez vos reportages sur le grand écran de projection, tout le monde s’intéresse au même problème au même moment. Consulter un document concret, avec des tableaux et des graphiques indiquant la situation réelle, permet à chacun d’analyser le même matériel ensemble et de trouver ensemble une solution.
Types de rapports d'activité
Il existe un nombre infini de rapports d’entreprise pouvant être rédigés, d’autant plus que vous pouvez également rédiger votre propre rapport personnalisé et le nommer à votre guise. En règle générale, les rapports d’activité se répartissent en quatre catégories: explicatif, analytique, progrès et juridique. Bien sûr, ils peuvent et se chevauchent. Un rapport d'avancement, par exemple, pourrait également être explicatif. Mais son objectif principal est de donner une mise à jour sur une situation.
Rapports explicatifs. Certains rapports d’activité sont rédigés pour expliquer une situation ou un sujet afin que tout le monde puisse la comprendre. Vous pouvez par exemple rédiger un rapport explicatif pour expliquer les recherches que vous avez entreprises. Si vous ne présentez qu'un tableau présentant les résultats de votre recherche, vous serez naturellement submergé de questions sur le motif de la recherche, votre méthodologie, la taille de votre échantillon, etc. Ainsi, au lieu de vous limiter à un tableau de résultats, commencez par indiquer brièvement la raison pour laquelle vous avez entrepris la recherche et comment vous y êtes mis, par exemple en utilisant des sondages téléphoniques ou postaux, en suivant des données sur une période donnée ou en utilisant votre méthodologie. Ensuite, vous expliquez les résultats de votre recherche en utilisant un tableau, un diagramme ou une autre méthode qui en clarifie les résultats. Ensuite, résumez les résultats en quelques phrases.
Rapports analytiques . Ce type de rapport fournit une analyse, peut-être en comparant deux situations ou possibilités. Au lieu de simplement expliquer, un rapport analytique analyse au moins une partie des résultats pour le lecteur. Vous pouvez utiliser des éléments visuels dans votre rapport analytique pour illustrer vos points, tels que des diagrammes ou des tableaux de données.
Rapports d'avancement. Tout comme les bulletins scolaires, les rapports d’avancement montrent l’évolution de la situation. Ils ne sont pas basés sur des montagnes de recherche ou d’analyse; ils sont une mise à jour pour les personnes qui en ont besoin. Les rapports annuels, les états financiers tels que les comptes de résultat et autres rapports qui constituent des instantanés d'un moment précis sont des rapports d'avancement.
Rapports légaux. Tout rapport que la société est légalement tenue de compiler et de publier, de classer ou d'envoyer à une autre entité constitue un type de rapport juridique. Des rapports juridiques sont également parfois complétés pour protéger la société contre d'éventuelles poursuites judiciaires ou autres problèmes juridiques. Si un rapport est établi à des fins fiscales ou requis par la Securities and Exchange Commission, un tribunal ou une autre entité officielle, il appartient à la catégorie juridique.
Exemple de rédaction de rapports courants
Selon le laboratoire de rédaction en ligne (OWL) de la Purdue University, la plupart des rapports commerciaux n’ont pas de format universel. Vérifiez si votre société a un format préféré pour le rapport que vous écrivez. Sinon, vous êtes libre de le composer comme bon vous semble. Cependant, OWL a des suggestions qui peuvent vous aider à vous assurer de couvrir toutes les bases et d’écrire le meilleur rapport possible.
- Soyez bref.
- Connaissez votre public et écrivez-lui.
- Utilisez les en-têtes et mettez en évidence les points importants.
- Mettez vos conclusions, arguments ou points les plus importants en premier.
- Décidez si vous souhaitez inclure vos conclusions ou laissez cela aux lecteurs.
Le contenu de votre rapport variera en fonction de son objectif et de son public. Pour un rapport interne, l’audience est déjà au courant de l’entreprise, vous n’avez donc pas besoin de la renseigner. Toutefois, un rapport public ou un rapport comportant plusieurs audiences bénéficierait d'informations de base sur l'entreprise.
Titre / page de titre. Chaque rapport a besoin d’un titre clair qui explique ce qu’il révélera. Ce n’est pas le lieu d’être malin; la transparence est la clé. Pour un rapport court ou informel, un titre simple en haut de la page, suivi des dates, le cas échéant, fera l'affaire. Par exemple:
Résumé des revenus et dépenses, premier trimestre 2018
Les rapports officiels nécessitent une page de titre comprenant le titre, la date et l'auteur, par exemple:
Résumé des revenus et des dépenses
Premier trimestre 2018
Preparé par
(votre nom)
Si le rapport est en cours de préparation pour une personne ou un groupe spécifique, ajoutez-le après votre nom, par exemple:
Pour
XYZ Company, Inc.
Introduction. Commencez par un bref historique ou des informations de base pertinentes sur l'entreprise, si vous pensez que cela est nécessaire. Ensuite, expliquez brièvement pourquoi ce rapport a été préparé. Si le rapport présente les résultats de la recherche, expliquez brièvement la méthodologie de la recherche. Pour un court rapport, cela devrait être quelques phrases. Un rapport formel peut inclure une page entière. Certains rapports officiels commencent par un résumé qui donne une vue d’ensemble ou un résumé du rapport. Ainsi, si tout le monde lit, le rapport sera toujours compris.
Table des matières. Dans un long rapport, répertoriez les sections et les éléments visuels avec les numéros de page.
Corps du rapport. C’est ici que vous mettez vos données, l’essentiel ou les informations les plus cruciales de votre rapport. Incluez des éléments visuels tels que des graphiques, des diagrammes, des tableaux ou des graphiques plutôt que du texte seul. Les visuels montrent aux gens ce que vous voulez qu'ils sachent et ils sont interactifs, ce qui garde l’attention de vos lecteurs. Les tableaux, graphiques et autres documents substantiels visuels sont la «preuve» de ce que vous rapportez. Commencez toujours par les données les plus importantes en premier.
Résultats. Cette section est optionnelle et dépend de vos lecteurs.Voulez-vous leur dire comment interpréter les résultats ou laisser le rapport parler de lui-même? ****
Conclusions. Les rapports officiels ont besoin d’une fin résumant les résultats, qu’ils soient attendus ou par surprise, et comment ils influeront sur les décisions futures.
Exceptions. Les rapports annuels et trimestriels sont des exemples plus créatifs. En particulier, si l'entreprise s'adresse au grand public, par exemple dans le rapport annuel ou trimestriel d'un hôpital, les mises à jour peuvent être mieux communiquées à travers des récits convaincants de vies sauvées ou d'employés appliquant des techniques de pointe. Les entreprises peuvent également relater leurs progrès en interrogeant des employés effectuant des recherches de pointe ou en inventant de nouveaux produits passionnants.
En fin de compte, c'est à vous de décider comment rédiger votre rapport. Soyez simplement bref, gardez votre auditoire dans votre esprit et incluez des informations qui transmettent clairement votre message. Pas de transpiration. Vous l'aurez sur le bureau de votre patron en un rien de temps.
