Per diem signifie "pour chaque jour". Dans le monde des affaires, le terme fait souvent référence à l'indemnité journalière que les entreprises donnent aux employés pour leur temps de déplacement. Les indemnités journalières paient souvent le logement et la nourriture pour le voyage. Bien que le concept puisse sembler simple, il est important de connaître vos exigences légales, les nuances de remboursement et les taux journaliers.
Conseils
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Les entreprises doivent rembourser les frais de voyage des employés si elles ne le font pas, elles tomberont sous le salaire minimum. Des indemnités journalières peuvent également aider les entreprises à retenir leurs talents.
Lois Per Diem
La Fair Labor Standards Act n’indique pas explicitement que les entreprises doivent rembourser tous les employés pour leurs déplacements professionnels. Cependant, refuser de couvrir ces dépenses pourrait enfreindre la loi dans certains cas.
En effet, le département du Travail des États-Unis déclare que les salaires doivent être supérieurs au minimum local ou fédéral après soustraction des commissions que les employés doivent effectuer pour effectuer leur travail. Ne pas rembourser les frais de voyage et d'hébergement aux employés peut également enfreindre la loi sur les heures supplémentaires.
Pratiques journalières illégales
Imaginez que vous envoyiez un employé en voyage de deux jours. Il partira de l'heure à laquelle il partira pour l'aéroport jusqu'à son retour à la maison, soit 48 heures.
Si votre entreprise se situe sous le salaire minimum fédéral, vous passez de 16 heures à 7,25 dollars l'heure et de 32 heures à 10,88 dollars l'heure. Au total, il doit gagner 464,16 $ pour le voyage. Ce montant doit venir après les frais d'hôtel, de nourriture, de voyage et les frais accessoires occasionnés par le voyage.
De toute évidence, un employé qui gagne le salaire minimum aura besoin d'un remboursement même s'il ne dépense qu'un sou. Cependant, qu'en est-il des membres du personnel qui respectent le minimum requis?
Supposons qu'un employé gagne 15 $ l'heure et effectue le même voyage. Vous auriez besoin de lui payer 960 $ pour le salaire et les heures supplémentaires. Lorsque vous commencez à faire des déductions, cela peut être inférieur au minimum.
Peut-être devait-elle rester dans un hôtel spécifique pour la conférence, au prix de 200 dollars la nuit. Heureusement, la conférence était suffisamment proche pour conduire au lieu de prendre l'avion, mais la voiture de location et l'essence lui ont fait perdre 300 $. Pendant son absence, elle a eu six repas pour une moyenne de 15 $ chacun.
À ce stade du voyage, son salaire moins les dépenses lui laissent seulement 370 $. C'est bien en dessous du minimum absolu pour un tel voyage. Si vous ne remboursiez pas cet employé, vous pourriez avoir des problèmes juridiques. Il est important de faire attention à ces exigences journalières.
Per Diem versus Remboursement
Bien que la signification commune des indemnités journalières soit similaire à celle du remboursement, elle n’est pas nécessairement la même pour votre service des ressources humaines. En règle générale, le remboursement exige que les employés soumettent des reçus et des notes de frais pour récupérer leur argent.
L’administration des services généraux des États-Unis fixe des taux journaliers variables dans le pays. Les entreprises peuvent choisir de payer ce montant chaque jour que les employés voyagent pour leur travail, au lieu de les faire payer des dépenses. Cette pratique allège la charge du service des ressources humaines et facilite généralement les choses.
Quelle couverture par jour
Bien que les remboursements couvrent toutes les dépenses acceptées par la société, les tarifs journaliers ne couvrent que les frais d'hébergement, les repas et les frais accessoires. Les repas incluent trois par jour. Les frais accessoires comprennent des choses comme le nettoyage à sec et les pourboires des employés de l’hôtel. L'hébergement couvre la nuit dans un hôtel de milieu de gamme.
Les frais de déplacement sont notamment absents des indemnités journalières. Les entreprises qui veulent compter uniquement sur des indemnités journalières peuvent payer les billets d'avion et les voitures de location directement ou permettre aux employés d'accéder à la carte d'entreprise. Sinon, vous pouvez utiliser des indemnités journalières pour tout, sauf les déplacements, et demander aux employés de soumettre des notes de frais pour leurs billets.
Indemnités journalières et taxes
Bien que les employés n’aient pas besoin de soumettre de rapports de dépenses pour recevoir des indemnités journalières, cela reste une bonne pratique. Sans ces rapports, vous devez les déclarer comme revenu imposable. Cependant, les rapports vous permettent d’établir des indemnités journalières libres d’impôt.
