Quand une entreprise paie un employé pour les heures travaillées au besoin, l'entreprise a un employé à la journée. Au lieu de payer un salaire horaire fixe ou un salaire hebdomadaire fixe, l’entreprise indemnise le travailleur pour chaque jour ou quart de travail. D'un point de vue fiscal, l'IRS traite les salaires journaliers comme des salaires normaux.
Déductions pour les salaires payés
L’IRS considère les salaires versés aux employés rémunérés sur une base journalière comme une dépense d’affaires déductible, tout comme le seraient les salaires horaires moyens. Cependant, l'IRS insiste sur le fait que tous les salaires doivent être raisonnables et doivent être payés pour les services rendus par l'employé. Payer un tarif journalier à une personne juste pour sa disponibilité, et non pour son travail, serait une dépense non déductible pour l'entreprise.
Frais professionnels liés
En plus des salaires versés à un employé indemnité journalière, une entreprise peut déduire des avantages sociaux, tels que le coût de l'assurance maladie fournie à l'employé, ainsi que des indemnités de vacances, des récompenses et des primes. Le coût des uniformes, des véhicules, du matériel et des fournitures de bureau fournis par l'entreprise constituerait également une déduction légitime. D'un autre côté, si une indemnité journalière fournit ses vêtements ou son équipement professionnel et n'est pas remboursée, elle peut déduire cette dépense dans sa déclaration de revenus des particuliers.
Employés vs entrepreneurs
Une entreprise doit examiner avec soin si ses employés rémunérés sur une base journalière sont ou non des entrepreneurs ou des employés indépendants. L'IRS fournit plusieurs règles et directives qui régissent ce choix, qui comporte des implications fiscales importantes. Bien que les salaires, les honoraires ou les commissions versés aux entrepreneurs restent déductibles, l’employeur n’est pas tenu de retenir les impôts sur les salaires ni les impôts sur le revenu et n’est pas lié par les règles ordinaires concernant le salaire minimum ou les heures supplémentaires. L'argent versé à un entrepreneur indépendant est indiqué sur un 1099-MISC, et non sur un W-2, et il incombe à l'entrepreneur de transmettre les informations de paiement à l'IRS lors de son retour personnel.
Per Diem et Per Diem
La confusion peut survenir lorsque le terme "indemnité journalière" est également utilisé pour le remboursement fourni à un employé pour ses frais de repas et d'hébergement lors de ses déplacements. L'IRS a des taux de remboursement quotidiens standard calculés pour chaque région du pays; ceux-ci n'ont rien à voir avec les salaires versés à un employé per diem. La langue officielle utilisée dans les règlements de l'IRS fait référence au remboursement quotidien, et non aux «employés journaliers», qui est une utilisation informelle du terme.
