Comment rédiger un fax

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Bien que la popularité du courrier électronique et d'autres formes de communication numérique ait éclipsé le fax, de nombreuses entreprises et particuliers envoient encore des fax. Les télécopies sont particulièrement utiles lors de l'envoi d'un document signé, lorsqu'un fichier numérique d'un document imprimé n'est pas disponible et lorsque les expéditeurs ou les destinataires n'ont pas accès à un ordinateur ou à un assistant personnel. Une fois que vous avez créé un modèle de fax, vous pouvez l'utiliser encore et encore.

Articles dont vous aurez besoin

Ordinateur avec programme de traitement de texte et imprimante
Stylo
Papier

Créez un document de traitement de texte standard de 8-1 / 2 par 11 pouces avec un bloc de texte horizontal en haut, deux colonnes courtes en dessous et une grande zone de texte en dessous des colonnes.

Indiquez votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse postale dans le bloc de texte horizontal en haut de votre document. Ajoutez le logo de votre entreprise, le cas échéant, dans le coin gauche du bloc horizontal.

Ajoutez le nom de votre destinataire, le nom de l'entreprise, le cas échéant, le numéro de fax et le numéro de téléphone dans la colonne de gauche sous votre bloc horizontal. Écrivez également "Re:" et incluez un objet pour votre fax (par exemple, "Commandes du jour" ou "Chiffres des ventes de juillet").

Inscrivez votre nom, le nom de votre entreprise, le cas échéant, votre numéro de fax et votre numéro de téléphone dans la colonne de droite. Indiquez le nombre de pages, y compris la page de garde, que vous envoyez. Inscrivez la date à laquelle vous envoyez le fax. Si vous envoyez le fax à d'autres personnes, ajoutez "CC:" et notez le (s) nom (s) du (des) destinataire (s) et le nom de la société, le cas échéant.

Inclure tout message supplémentaire que vous avez pour le destinataire dans la case au bas de la page.

Relisez votre document à la recherche de fautes de frappe, de fautes d'orthographe et d'erreurs grammaticales, car de telles erreurs peuvent vous donner une apparence peu professionnelle.

Conseils

Vous pouvez imprimer votre page de garde et écrire votre texte, ou vous pouvez taper vos informations dans votre document de traitement de texte. Ce dernier est préférable, car l’écriture manuscrite ne transmet parfois pas aussi clairement que le texte imprimé.

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