Il est trop facile de louer un espace de bureau seulement pour découvrir que vous n’avez pas besoin de tout l’espace souhaité ou que vous avez besoin de beaucoup plus d’espace que vous aurez besoin d’emménager dans un nouveau bâtiment. Quelle que soit la raison, si vous disposez de plus d’espace que nécessaire, il peut être judicieux de récupérer une partie de votre loyer en tentant de sous-louer l’espace de bureaux.
Pourquoi sous-louer votre espace?
La plupart des entreprises louent leur espace de travail pour une durée de un, deux, cinq ou dix ans. Ces baux ont tendance à inclure des frais élevés si le locataire enfreint ces conditions et quitte le logement plus tôt. Si vous devez libérer un espace avant l'expiration du bail, il peut être avantageux de sous-louer votre espace de bureau plutôt que de casser le bail et de payer une pénalité, même si vous sous-louez le bien à un prix inférieur à celui que vous payez et que vous finissez par subir une perte..
Alternativement, si vous avez un espace dont vous n’avez pas besoin ou que vous n’utilisez pas, vous pourriez gagner un revenu supplémentaire en sous-louant l’espace au lieu de le perdre. Même si vous pensez que vous aurez besoin de l’espace plus tard, une location d’espace commercial à court terme peut vous éviter de gaspiller de l’argent dans des espaces de bureau inutilisés tant que vous n'êtes pas en mesure d’obtenir la totalité de l’espace de votre bureau.
Décider de sous-louer
Tout d’abord, déterminez si l’idée est même possible. Vérifiez votre bail pour vous assurer que vous pouvez sous-louer tout ou partie de votre propriété. Certains baux permettent la sous-location, mais seulement pour la totalité du bien, pas une partie de celui-ci. Si vous louez une partie de votre bureau, assurez-vous que la zone que vous envisagez de sous-louer est ce que les gens souhaiteraient louer et si cela est réalisable sur le plan logistique en fonction des entrées des bâtiments, du parking, etc.
Sachez que vous serez responsable des dommages si le sous-locataire détruit la propriété. Si le sous-locataire cesse de payer le loyer, vous serez toujours responsable du loyer. Si vous sous-louez, assurez-vous de facturer un dépôt de garantie égal à un mois de loyer et envisagez de souscrire une assurance de sous-location commerciale. Celles-ci peuvent au moins aider à compenser certains problèmes pouvant résulter de la sous-location.
Assurez-vous d'évaluer le besoin de confidentialité de votre entreprise. Si vous louez un bureau à aires ouvertes et que vous travaillez dans le domaine médical, vous ne pouvez probablement pas vous en sortir avec la sous-location de bureaux dans lesquels des informations médicales privées peuvent être consultées par des personnes extérieures à l'entreprise. La même chose s'applique si vous êtes dans le domaine juridique ou dans toute autre industrie qui traite des informations sensibles.
Pensez également à l’impact du déménagement sur les employés et les clients. La sous-location peut donner l’impression que vous rencontrez des problèmes financiers. Vous ne voulez pas perdre des employés qui ont besoin d'un emploi stable et peuvent avoir le sentiment que leur travail est menacé. Vous ne voudrez pas non plus effrayer les clients qui veulent savoir que votre entreprise est stable. Bien que vous puissiez communiquer efficacement avec vos employés, il est beaucoup plus difficile de le faire savoir aux clients.
Comment sous-louer des bureaux
Si vous êtes sûr de pouvoir sous-louer, veillez à bien sélectionner les locataires. Vous devez vous assurer qu'une entreprise ne s'occupera pas seulement de la propriété mais paiera également de manière fiable et rapide. Vous voudrez également vous assurer que vous pouvez gérer le partage d'un espace avec la société si vous occupez toujours une partie du bureau.
Il convient de noter que la plupart des contrats de location autorisant la sous-location obligent le propriétaire à approuver le sous-locataire. Vous devrez peut-être même payer pour ce processus d'approbation. Vous devez donc vous assurer de trouver un locataire que votre propriétaire approuvera. En outre, certains contrats de location interdisent la sous-location à des entreprises déjà présentes dans le bâtiment ou à des entreprises de secteurs similaires à ceux du bâtiment. Assurez-vous de bien examiner toutes les dispositions de sous-location de votre bail avant de publier votre annonce, car vous ne voulez pas perdre de temps à négocier avec un sous-locataire potentiel qui ne peut pas légalement emménager dans votre immeuble.
Le processus de sous-location peut être facilité en collaborant avec un courtier immobilier expérimenté, qui peut réviser toutes les clauses de votre contrat de location existant, vous annoncer la liste et sélectionner les locataires potentiels. Bien sûr, ce service n’est pas bon marché, alors pesez bien la valeur de ces services par rapport à ce que vous paierez au courtier immobilier si vous pensez pouvoir gérer le travail vous-même.
Une fois que vous avez choisi le bon locataire, vous devrez vous mettre d'accord sur les termes du bail avec votre nouveau locataire. Cela devrait inclure des détails comme un dépôt de garantie, des services publics, des commodités partagées, un parking, une image de marque, des rénovations potentielles et l’environnement de travail général des bureaux. Créez un contrat et demandez à votre avocat d'examiner le dossier avant de le faire signer par l'autre société.
Restrictions sur le loyer de sous-location
La plupart des entreprises qui cherchent à sous-louer des bureaux s'attendent à payer un loyer réduit. Cela signifie que vous devrez probablement facturer moins que vous payez par pied carré, sauf si vous payez beaucoup moins que la valeur marchande. De plus, de nombreux contrats de location interdisent à ceux qui sous-louent leur espace de réaliser un profit. Donc, en règle générale, vous devriez vous attendre à facturer moins que ce que vous payez.
Par ailleurs, certains contrats de location interdisent en fait à la société qui sous-loue un espace de facturer moins que ce qu’elle paye au propriétaire. Ce problème peut être évité en proposant des espaces au même prix par pied carré que vous payez, puis en proposant des espaces de bureaux "gratuits" supplémentaires dans le cadre du contrat de location au détail à court terme, ce qui vous laisse un prix moyen par pied carré est toujours inférieur à ce que vous payez.
Pour compliquer encore les choses, certains contrats de location interdisent la publication du prix d'une sous-location. Dans ce cas, vous devrez indiquer dans les annonces que les personnes intéressées doivent s'informer des prix ou simplement indiquer que le prix est négociable.
Calcul du coût
Une fois que vous avez pris en compte les restrictions de prix de sous-location énumérées dans votre contrat de location, vous devez déterminer le montant que vous souhaitez obtenir pour l'espace. La meilleure chose à faire est de comparer ce que vous payez au loyer commercial moyen par pied carré par code postal. Si votre contrat de location vous interdit de réaliser un profit sur les espaces que vous avez sous-loués et que vous payez beaucoup moins que le taux moyen du marché, vous pourrez peut-être facturer exactement ce que vous payez.Si votre contrat de location vous interdit de facturer moins que ce que vous payez et que vous devez prévoir un espace "gratuit" afin de sous-louer le bien immobilier, vous voudrez probablement imputer le même prix que vous payez, sachant qu'il le fera. moyenne à moins.
Bien entendu, la durée pendant laquelle vous sous-louez la propriété fera également une différence. Plus la durée de la sous-location est courte, moins les locataires seront intéressés, car peu d'entreprises souhaitent emménager dans un espace pour y être obligées de déménager de nouveau d'ici un an. S'il vous reste cinq ans ou plus sur votre bail, vous pourrez peut-être facturer entre 70 et 90% de la valeur marchande de votre espace. Ce nombre diminuera à mesure que la durée du bail diminuera. Si vous avez un an ou moins, vous devrez appliquer un taux considérablement réduit pour pouvoir faire appel à des locataires potentiels. Si votre contrat de location interdit de facturer moins que ce que vous payez pour le loyer, cela pourrait devenir impraticable, même avec la possibilité d'inclure un espace "gratuit" de bonus pour le sous-locataire.
