En tant qu'employeur, il est de votre devoir de vérifier que les informations fournies par vos employés et sous-traitants sont exactes. L'absence de déclaration précise des travailleurs peut entraîner de lourdes amendes et des pénalités. Vous pouvez prendre plusieurs mesures pour vous assurer que les informations fournies dans les formulaires 1099 ne sont pas frauduleuses.
Articles dont vous aurez besoin
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Formulaire 1099 complété
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Accès à l'ordinateur pour effectuer des recherches au sein d'agences et de sites
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Informations sur la société, telles que fournies dans les documents professionnels et les archives publiques
Validez l'identification de la société pour vous assurer que la personne émettant le 1099 fait effectivement partie de la société répertoriée et n'utilise pas le nom de la société de manière inappropriée.
Passez en revue les montants et, si possible, le temps travaillé. La personne qui reçoit le 1099 peut être répertoriée en tant qu’entrepreneur individuel, alors qu’il devrait en fait être un employé rémunéré, exigeant le paiement de taxes sur la masse salariale chaque trimestre, au lieu d’une fois par an.
Examiner les taxes payées par la société via des registres de taxes publiques au sein de l'agence gouvernementale compétente en matière de taxes / revenus; la plupart du temps, ces informations sont disponibles en ligne. Dans de nombreux cas, en inscrivant un employé sur un 1099, une entreprise peut éviter de payer des charges sociales trimestrielles; et dans certains cas, ils peuvent également ne pas payer d’impôts à la fin de l’année.
Passez en revue les informations fournies pour la personne répertoriée en tant qu'entrepreneur indépendant. Vérifiez le numéro de sécurité sociale et les autres informations répertoriées pour savoir s’il s’agit d’informations valides ou si les informations fournies sont incorrectes ou fausses. Cela peut être exceptionnellement pertinent si l'entreprise peut employer des immigrants illégaux ou des travailleurs sans papiers.
Conseils
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Certains États disposent de bases de données supplémentaires grâce auxquelles les entreprises peuvent vérifier l'admissibilité de chaque travailleur au travail. Dans de nombreux cas, l’utilisation d’un 1099 (qui nécessite moins d’informations) peut permettre aux entreprises de contourner les lois en vigueur concernant l’emploi de certains travailleurs qui n’ont pas de numéro de sécurité sociale valide ni d’autres documents juridiques nécessaires au travail.
Attention
Le défaut de procéder aux vérifications des antécédents des employés ou l’intention de classer de fausses informations concernant les employés et les entrepreneurs peut entraîner de lourdes sanctions. Outre les intérêts dus sur les taxes impayées, vous pouvez être condamné à des amendes pouvant aller jusqu'à 20% des montants en question, ainsi qu'à des peines d'emprisonnement potentielles dans les cas graves.
