Le classement par numéro de terminal est un système de classement qui fonctionne en utilisant les deux derniers chiffres des fichiers pour les organiser. Il suit ensuite les numéros dans l’ordre inverse pour localiser le fichier souhaité. De ce fait, ce système numérique de classement est efficace pour de nombreuses grandes entreprises. Le classement par numéro de terminal présente quatre avantages principaux qui le distinguent des autres systèmes de classement.
Gestion simple
L'un des plus gros avantages de l'archivage à chiffres terminaux est qu'il est relativement simple à gérer. Les fichiers étant séparés numériquement, il est facile pour le personnel de localiser un fichier dans un court laps de temps. Tout ce qu’une personne a à faire est de suivre les numéros dans l’ordre inverse jusqu’à ce que le fichier soit trouvé.
Grandes entreprises
Si une entreprise a besoin de stocker plus de 10 000 fichiers, l’idéal est de disposer d’un système de classement par terminal. La conception de ce système de classement est parfaite pour gérer des milliers de fichiers et maintenir l’organisation. Tandis que d'autres systèmes, tels que l'archivage alphabétique ou codé par couleur, ne peuvent gérer qu'un petit nombre de fichiers, l'archivage à chiffres terminaux peut en traiter beaucoup plus. Par conséquent, cette forme de classement est souvent le choix des grands hôpitaux.
Empêche la surpopulation
Un avantage supplémentaire est que cela évite également le regroupement autour du système de classement. Étant donné que l'archivage à l'aide de chiffres de terminal maintient une large distribution des fichiers en les divisant en 100 sections, il crée plus d'espace et empêche plusieurs personnes de s'entasser autour d'une zone concentrée. À son tour, le temps est économisé et le flux de travail d'une entreprise peut être exécuté de manière plus fluide qu'avec un autre système de classement, tel qu'un système de classement alphabétique.
Numéros de sécurité sociale
Un autre avantage est que le suivi des personnes par le biais des numéros de sécurité sociale est idéal pour l’archivage des chiffres terminaux. Travailler en arrière de l'unité finale à l'unité secondaire à l'unité principale facilite la recherche du fichier d'un individu. Cela rend l'archivage en chiffres terminaux parfait pour les agences gouvernementales.
