Bien que toutes les réunions ne doivent pas respecter scrupuleusement les "Règles de procédure de Robert", elles doivent être planifiées à l'avance et respectées un ordre du jour déterminé. L'une des pires choses qui puisse se produire lors d'une réunion est lorsque le responsable perd le contrôle des participants et que les discussions vont dans de nombreuses directions. Dans de tels cas, rien ou presque n’est accompli et la réunion se solde par une perte de temps totale et une marque contre l’organisateur.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordre du jour
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Blocs de papier
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Des crayons
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Matériel et équipement audiovisuel
Planifiez un ordre du jour spécifique, même si un seul élément sera traité. Donner de nombreux avertissements à quiconque doit faire un rapport. L'ordre du jour explique à chacun la raison de la tenue de la réunion et le but ultime. L'ordre du jour doit également avoir un calendrier, de sorte que ceux qui y assistent sachent comment planifier le reste de leur journée.
Fournissez aux participants une copie des documents qui seront discutés plusieurs jours avant la réunion. Demandez-leur de se préparer à parler du rapport et à entrer avec leurs pensées et leurs commentaires. Vous ne voulez pas que quiconque lise le journal pendant que d'autres en discutent.
Élargissez nos remerciements à chaque personne qui contribue à la réunion. Essayez de recueillir les commentaires de chaque personne présente et remerciez chacune d’elles pour sa participation avec un commentaire personnel.
Envoyez à chacun des participants une note de suivi reprenant les principaux points abordés tout au long de la réunion. S'il s'agit d'une réunion formelle avec des notes prises, chaque personne devrait pouvoir les examiner avant la prochaine réunion du groupe.
Conseils
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Ne laissez pas une personne arriver en retard à chaque réunion. Être en retard une ou deux fois, c'est bien, mais chaque fois montre un manque total de respect.
Attention
S'il semble que la réunion se déroulera plus de dix minutes après avoir été inscrite à l'ordre du jour, décidez si vous souhaitez poursuivre ou vous réunir à nouveau.
