Les informations comptables sont des données sur les transactions d’une entreprise. De l'achat de stocks et de machines à la conclusion de contrats de construction à long terme, les événements qui se produisent dans les opérations commerciales se traduisent presque toujours par des informations comptables. La comptabilité est une méthode permettant d’identifier et d’enregistrer ces données et de les utiliser pour générer des rapports utiles pour divers utilisateurs. Ces utilisateurs sont généralement classés en deux groupes: les utilisateurs internes et les utilisateurs externes. Les besoins de ces utilisateurs étant très variés, la comptabilité a deux perspectives principales. La comptabilité de gestion est une perspective prospective axée sur les utilisateurs internes. La comptabilité financière repose sur des données historiques et est normalisée pour les utilisateurs externes. Pour comprendre ces perspectives, vous devez comprendre plusieurs concepts sous-jacents qui constituent la base de la comptabilité en tant que langage des affaires.
Conseils
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Les informations comptables sont des informations mesurables et quantifiables sur les transactions et les événements impliquant une entité commerciale.
Qu'est-ce qu'une information comptable?
Les informations comptables sont les informations résultant des transactions commerciales. Une fois identifiées, les informations sont ensuite classées et enregistrées et elles finissent par se retrouver dans divers rapports. Pour la comptabilité de caisse, c'est relativement simple. Les produits sont enregistrés dans les livres lors de la réception des espèces et les dépenses sont comptabilisées lors du paiement. Cette méthode est peut-être plus simple, mais elle convient uniquement aux petites entreprises qui ne comptent que quelques propriétaires ou partenaires. Cependant, les entreprises avec plus d'investisseurs et les entreprises disposant d'un inventaire trouvent la base de comptabilité d'exercice nécessaire. De plus, la loi oblige les entreprises cotées en bourse à utiliser la comptabilité d'exercice. Les transactions en comptabilité d'exercice sont enregistrées par rapport à l'équation comptable, où chaque transaction a un côté débit et un côté crédit.
Quels sont les trois éléments de base de la comptabilité?
L'équation comptable est composée de trois éléments: actifs, passifs et capitaux propres. Les actifs sont des biens que l’entreprise possède et peut utiliser. Les actifs peuvent être tangibles, comme des articles d'inventaire, des machines, des bâtiments et des fournitures, ou intangibles, comme des brevets et des droits d'auteur. Les espèces et les instruments assimilés aux espèces, tels que les soldes de comptes bancaires, sont également considérés comme des actifs. Une entreprise peut également détenir des investissements, qui seraient considérés comme des actifs à long terme.
Les passifs sont des montants que l'entreprise doit à d'autres entités. L'entreprise peut par exemple acheter des stocks pour les revendre à crédit. Le montant qu'ils doivent à leur fournisseur serait un passif jusqu'à ce qu'il soit payé. Lorsque l'entreprise paie des employés et retient les impôts sur les chèques de paie, elle encourt un passif sous la forme de retenues d'impôt dues au gouvernement. L'entreprise peut contracter des emprunts ou des marges de crédit pour payer certaines dépenses. Le solde de ces prêts représenterait un passif de l’entreprise.
L'équité est une combinaison des montants investis dans l'entreprise par les propriétaires ou les actionnaires et des bénéfices de l'entreprise au fil des ans. Une entreprise individuelle, un partenariat ou une LLC peut commencer par demander aux membres de l'entreprise de verser chacun une somme d'argent sur un compte bancaire à l'usage de l'entreprise. Une société peut commencer avec un grand groupe d’investisseurs qui mettent tous leur argent en commun. Dans les deux cas, cet investissement représente leur participation dans l’entreprise et est appelé capital de l’entreprise. Au fur et à mesure que l'entreprise fonctionnera, ses profits et pertes augmenteront ou diminueront ses capitaux propres.
Ces trois éléments se combinent dans l’équation comptable, selon laquelle les actifs sont égaux aux passifs plus les capitaux propres. Comme dans toute équation, les deux côtés doivent rester égaux. C’est ce concept qui sous-tend la nécessité d’un crédit et d’un débit pour chaque transaction. Une augmentation des actifs entraînera toujours soit une augmentation des passifs ou des capitaux propres, soit une diminution d'un actif différent qui a été échangé. Par exemple, si votre entreprise achète des stocks avec de l'argent, la transaction réduit l'actif de trésorerie pour augmenter l'actif de l'inventaire. Si votre entreprise achète plutôt les stocks à crédit, votre entreprise a augmenté un passif, les comptes créditeurs, afin d’augmenter le compte d’actif en stocks.
Pourquoi la comptabilité est-elle importante pour les entreprises?
Les informations comptables aident les gens à prendre des décisions commerciales et financières. Leur confiance dans l’exactitude et la fiabilité de ces informations est presque aussi importante que les résultats financiers réels de l’entreprise. Par conséquent, il est important d’avoir un système qui prenne bien en compte les réalités des opérations et de la situation financière d’une entreprise et qui communique les informations de bonne foi. Il existe de nombreux utilisateurs d’informations comptables, chacun ayant des préoccupations différentes au sujet de l’entreprise.
Les gestionnaires doivent pouvoir prévoir les résultats potentiels de différentes décisions d’entreprise. Les employés veulent savoir que l'entreprise continuera à fonctionner de manière financièrement stable. Les investisseurs veulent savoir comment une entreprise a utilisé son argent pour générer des bénéfices et ils doivent pouvoir comparer l'entreprise à d'autres entreprises afin d'évaluer leurs stratégies de placement. Les fournisseurs et les autres créanciers doivent connaître les performances financières d'une entreprise et savoir si l'entreprise dispose ou non d'actifs suffisants ou utilise trop de crédits. Au sens large, ces utilisateurs peuvent être divisés en deux groupes de base: internes et externes. En conséquence, la comptabilité a deux branches principales: la gestion et les finances.
Comptabilité financière
La comptabilité financière est la branche de la comptabilité qui met l'accent sur l'établissement de rapports standard pour fournir des informations aux utilisateurs externes. Les sociétés cotées en bourse, celles qui proposent leurs actions à la vente sur diverses bourses, doivent établir des rapports de comptabilité financière et les déposer auprès de la Securities and Exchange Commission pour consultation publique. Le Financial Accounting Standards Board définit les normes régissant la manière dont la comptabilité financière est réalisée. Ces principes comptables généralement reconnus, ou PCGR, servent de cadre aux comptables pour décider de la manière de mesurer et d’enregistrer les informations financières.
Selon les PCGR, les informations comptables doivent présenter certaines qualités: pertinence, importance relative, fiabilité, compréhensibilité et comparabilité. Une information pertinente est une information qui influence la décision à prendre. La matérialité signifie que quelque chose est suffisamment important pour être noté. Par exemple, une entreprise de plusieurs millions de dollars n'aura peut-être pas besoin de s'inquiéter de la déclaration précise d'une transaction de 200 $ mais trouvera qu'une transaction de 20 000 $ est importante. Des informations fiables sont exemptes d'erreurs ou de manipulations. La compréhensibilité signifie que les informations sont présentées de manière claire et efficace pour éviter les erreurs d'interprétation. Enfin, la comparabilité signifie que les états sont créés et présentés en suivant les méthodes comptables acceptées à l’époque. Cela permet aux utilisateurs de comparer une entreprise à une autre parce qu'ils savent que l'information leur est communiquée de la même manière, d'une entreprise à l'autre.
Principes comptables fondamentaux de la comptabilité financière
La comptabilité financière est basée sur la comptabilité d'exercice et utilise les PCGR comme cadre. En vertu des PCGR, les produits correspondent aux dépenses engagées pour les créer. Les revenus sont considérés comme gagnés lorsque l'entreprise a livré des biens ou des services, que des espèces soient échangées ou non. Les dépenses sont également enregistrées lors de la réception des biens ou des services. Ces transactions sont comptabilisées à leur coût historique et ne sont pas réévaluées ultérieurement. Le coût historique est objectif, tandis que la réévaluation serait subjective et doit être évitée. Ces principes guident la création des états financiers.
Les principaux états financiers
En comptabilité financière, chaque cycle comptable donne lieu à trois états financiers principaux: le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. À partir de ces trois déclarations, les utilisateurs peuvent analyser une grande variété de ratios de performance pour comparer facilement une entreprise à une autre, même lorsque les entreprises sont de tailles différentes.
Le compte de résultat présente les différents comptes de produits et de charges. Le revenu est présenté en premier. S'il s'agit de stocks, le coût des biens vendus est généralement d'abord déduit du revenu, avant de passer à la ventilation des catégories de dépenses. Le coût des biens vendus et les dépenses sont déduits du revenu pour obtenir le bénéfice net ou le «résultat net» du compte de résultat.
Un bilan suit l'équation comptable. Il montre tous les comptes d'actifs d'un côté et les comptes de passif et de capitaux propres de l'autre. Lorsque les livres sont fermés à la fin d’une période comptable, le résultat net est présenté dans les comptes de capitaux propres. Une balance de vérification est préparée, des écritures d'ajustement sont établies et à la fin, un bilan est établi lorsque l'actif est égal à la somme du passif et des capitaux propres.
L'état des flux de trésorerie indique où est passée la trésorerie de l'entreprise. Bien que la comptabilité d'exercice signifie que les transactions sont enregistrées lorsque les obligations sont remplies ou contractées sans égard aux liquidités, il est toujours important de savoir ce qui est arrivé aux liquidités de l'entreprise.L'état des flux de trésorerie explique comment les flux de trésorerie sont entrés et sortis de l'entreprise. Il décompose ces flux en différents types d'activités. Pour une analyse plus précise, les flux de trésorerie liés aux activités commerciales seront présentés séparément des flux de trésorerie liés aux activités d’investissement ou de financement.
Comptabilité de gestion
En revanche, la comptabilité de gestion est beaucoup plus flexible. La direction peut avoir besoin de voir les informations de différentes manières pour évaluer une décision. Ils sont libres d'utiliser le format de rapport qui leur est le plus utile. Les rapports de comptabilité de gestion ne doivent pas être présentés aux utilisateurs externes et ne sont donc pas limités par l'utilisation des PCGR.
La comptabilité de gestion est souvent prospective et subjective. Les gestionnaires peuvent être amenés à effectuer une analyse coûts-avantages, à déterminer le seuil de rentabilité, à examiner les coûts du cycle de vie ou à ventiler les rapports en différents secteurs d’activité que ceux requis dans les rapports financiers. Le principal avantage de la comptabilité de gestion est donc la possibilité de manipuler les rapports pour qu’ils soient plus utiles à la décision. La nature subjective de ces rapports défie les PCGR, ce qui explique pourquoi ils ne doivent pas être montrés aux utilisateurs externes.
Autres types d'informations comptables
La comptabilité fiscale et la comptabilité à but non lucratif comportent des règles plus spécialisées que celles discutées ici. Lorsque vous parlez de comptabilité fiscale, vous pouvez entendre le terme «rapprochement livre à impôt». Cela signifie que le comptable explique les différences entre ce qui est présenté dans les rapports de comptabilité financière et les résultats apparaissant dans la déclaration de revenus. En effet, les réglementations GAAP et IRS du Financial Accounting Standards Board diffèrent dans la manière dont certaines transactions sont traitées. Un exemple est le traitement des dépenses de repas. Bien que vous reflétiez probablement le coût total d’un repas dans les livres de votre entreprise, l’IRS n’autorisera que 50% des dépenses dans la plupart des cas. Votre rapprochement comporterait un élément de campagne indiquant l’autre moitié de la dépense à titre d’explication.
La comptabilité des organisations à but non lucratif est effectuée de manière très spécifique car les fonds des entreprises sont souvent affectés de manière très spécifique. Les émetteurs de subventions pourraient avoir des contraintes très spécifiques sur la façon dont l'argent peut être utilisé. Par exemple, une subvention pourrait être mise à disposition pour aider les travailleuses peu qualifiées à obtenir une formation professionnelle. L'organisme à but non lucratif devra démontrer que les fonds de la subvention ont été utilisés pour atteindre cet objectif. Ils ne peuvent pas utiliser ces fonds pour d’autres projets, sinon ils devront les rembourser à l’émetteur. De même, les donateurs pourraient faire un don à un projet spécifique plutôt qu’au fonds général d’un organisme à but non lucratif. Ils voudront voir que les objectifs du projet ont été atteints. La comptabilité sans but lucratif sépare les fonds en divers «fonds» pour réaliser ce rapport.
Bien que la définition des informations comptables semble simple, vous pouvez rapidement comprendre comment le domaine de la comptabilité a évolué pour inclure autant de spécialités. Il y a des gens qui travaillent dans de vastes domaines, mais beaucoup d'autres se retrouvent dans des rôles très spécialisés. Une personne peut traiter uniquement avec les comptes créditeurs, par exemple, en veillant à ce que l’entreprise paie ses factures à temps, afin que les lumières restent allumées et que les stocks continuent de couler sans heurts. Une autre personne peut décider de travailler uniquement sur les informations fiscales d’une entreprise, en veillant à la précision des déclarations et au respect de la réglementation de toutes les entités fiscales, qu’elles soient fédérales ou nationales, en ce qui a trait aux impôts sur les salaires, les taxes de vente ou les taxes sur les salaires. Une chose est sûre: ils enregistreront tous des informations sur les transactions de l’entreprise et les utiliseront pour informer les différentes parties intéressées.
