Pour un employé qui dépend de son chèque de paie pour payer ses factures mensuelles, la fréquence de la paie est un sujet de grande importance. Étant donné que ce problème est potentiellement sensible, vous devez faire très attention lorsque vous modifiez votre emploi du temps de la paie. En effectuant une planification minutieuse et en procédant systématiquement au processus de modification des périodes de paie, vous pouvez réduire le risque que votre changement entraîne des difficultés pour les employés et probablement améliorer la mesure dans laquelle vos employés acceptent volontiers la modification du calendrier de rémunération.
Créez une équipe de projet pour guider la mise en œuvre. Comme le déclare le Bureau des affaires nationales, l’affectation d’une équipe à cette tâche délicate peut faciliter la mise en œuvre et réduire les risques d’erreurs dans le processus de planification.
Chargez une personne d’enquêter sur les ramifications juridiques de votre changement planifié. Demandez à cette personne d’examiner les lois nationales et locales concernant la fréquence de la paie, ainsi que de s’entretenir avec l’avocat de la société et de discuter de tout problème contractuel lié à ce changement.
Fixer une date pour le changement de fréquence. Si possible, indiquez cette date à la fin d'un exercice ou d'un trimestre afin de réduire les éventuels problèmes d'archivage créés par votre modification.
Informez les employés du changement prévu dans les meilleurs délais. Plus tôt vous les informerez du fait que vous envisagez de modifier la fréquence de la paie, plus ils pourront planifier efficacement ce changement. Ceci est particulièrement important si vous envisagez de réduire la fréquence de paiement, car cela peut avoir un impact sur la budgétisation mensuelle individuelle.
Organisez une session de questions et réponses sur le changement planifié. En proposant une session d’information de ce type, vos employés se sentiront informés et leur voix sera entendue. Cela empêche également le développement de rumeurs, car toute confusion de bouche à oreille peut être facilement résolue lors d'une réunion de ce type.
Modifiez progressivement le contrat si les stipulations du contrat empêchent le changement. Par exemple, si votre contrat actuel stipule que les employés seront payés toutes les deux semaines, au lieu de modifier ces contrats existants, supprimez progressivement cette disposition, en modifiant le libellé des contrats que vous proposez aux nouveaux employés ainsi que de ceux signés dans le cadre du contrat. renouvellement annuel du contrat avec les employés existants.Continuez avec ces modifications jusqu'à ce qu'aucun contrat avec l'ancien verbiage n'existe et que vous puissiez effectuer votre modification sans souci.
Attention
Vérifiez vos calculs soigneusement avant de passer à la modification de la fréquence de votre paie afin de vous assurer que vous n'avez pas mal calculé le taux de rémunération nouvellement divisé. Il est préférable de vous assurer que vos calculs sont en ordre avant de mettre en œuvre le changement, car les employés seront probablement très mécontents s'ils découvrent que vous avez mal calculé leurs tarifs.
