Dans de nombreux lieux de travail, les mémorandums constituent un moyen de communication pratique et efficace. En répondant aux questions dans un mémorandum, au lieu d'une communication en face à face, vous pouvez à la fois augmenter le nombre de travailleurs auquel votre réponse parvient et fournir aux travailleurs un document physique ou électronique à référencer ultérieurement s'ils oublient la réponse que vous avez donnée. Pour que votre mémo soit aussi efficace que possible, formatez correctement votre communication et composez-la avec soin en pensant à votre public.
Créez un titre de mémo. Incluez la "Date:" suivie de la date complète à laquelle vous envoyez votre mémo, "À:", en expliquant à qui vous envoyez le mémorandum, à "De:" avec votre nom et "Sujet:" avec une description concise du sujet. Si vous préparez votre mémorandum par courrier électronique, cette rubrique sera probablement déjà en place pour vous. Si vous tapez votre mémo, placez toutes ces informations en haut du mémo, alignées à gauche.
Placez la question dans la ligne d'objet. Si la question à traiter est trop longue, résumez-la en une phrase de deux ou trois mots significatifs. Si vous envisagez de traiter plus d'une question dans votre mémorandum, indiquez-en le sujet, suivi de «Questions-réponses» pour alerter les employés sur le contenu de la mémo. En plaçant cette question ou la mention Q & R dans la ligne d'objet, vous aidez les employés à trouver le mémo s'ils ont besoin de s'y référer ultérieurement.
Répondez à la question ou aux questions de manière concise mais claire. Les employés veulent des réponses à leurs questions et non des discussions verbeuses. En gardant votre réponse claire et concise, vous augmentez les chances que les lecteurs puissent comprendre la réponse et y répondre efficacement.
Dites aux employés qu'ils doivent contacter s'ils ont besoin d'informations supplémentaires. Si vous souhaitez dissiper toute confusion concernant les questions vous-même, demandez-leur de vous parler. Si un autre service de votre entreprise serait mieux à même de répondre à des questions sur le sujet, demandez à vos employés de référencer une personne spécifique au sein de ce service et d'inclure ses coordonnées.
