Les professionnels, tels que les comptables et les avocats, écrivent souvent des lettres à leurs clients concernant des questions commerciales importantes. Le cabinet doit suivre certaines procédures pour produire des lettres de clients claires et efficaces. Les professionnels écrivent des lettres à leurs clients pour plusieurs raisons, dont l'accueil d'un nouveau client, une discussion d'affaires ou des conseils. Rédigez une lettre de client de manière professionnelle et facile à lire, avec un objectif clair que le lecteur comprendra.
Utilisez du papier à en-tête. La plupart des entreprises professionnelles utilisent du papier à en-tête pour toutes les lettres, y compris celles destinées aux clients. L'en-tête contient le nom de l'entreprise, son adresse et son numéro de téléphone.
Adresse la lettre. Lorsque vous écrivez une lettre à un client, écrivez-la directement à la personne en indiquant son nom. Il peut commencer par le mot «Cher» suivi du nom de la personne ou du mot «À». Indiquez une date en haut de la lettre.
Commencez la lettre par une brève introduction. Faites en sorte que l'introduction soit agréable et conversationnelle. Remerciez le client d’avoir utilisé votre entreprise et indiquez le motif de la lettre.
Développez le corps de la lettre. Cette partie de la lettre contient les informations nécessaires à son utilisation. Il peut contenir des conseils ou d’autres informations pertinentes pour le client.
Évitez d’utiliser des termes que seul un professionnel de votre domaine pourrait comprendre. Les avocats et les comptables utilisent souvent des termes spécifiques à leur domaine, mais peuvent ne pas être familiers pour les clients. Choisissez des mots clairs pour toute personne, quel que soit son origine.
Demandez au client d'appeler pour des questions. Une invitation à contacter le cabinet pour obtenir de l'aide et des informations supplémentaires fait partie intégrante de toutes les lettres des clients.
Signez la lettre. Incluez votre signature au bas de la lettre et envoyez le document à votre client.
