La FMLA, ou loi sur les congés familiaux et médicaux, est une loi fédérale qui permet à certains employés travaillant pour des employeurs couverts de prendre jusqu'à 12 semaines de congés sans solde au cours de chaque période de 12 mois. L'indemnité de 12 semaines est réinitialisée tous les 12 mois. Dans un sens, la FMLA est maintenue chaque année. Cependant, le FMLA ne fonctionne pas nécessairement d'année en année civile. La réglementation fédérale permet aux employeurs de choisir l’une des quatre méthodes différentes pour mesurer la période de 12 mois couverte par la couverture FMLA.
Année civile
L'une des méthodes les plus simples permettant à un employeur de suivre les congés FMLA est de placer tous les employés sur une piste d'une année civile. Cela signifie que chaque employé peut prendre 12 semaines de congé FMLA à tout moment entre janvier et décembre, et les calculs réinitialisés le 1er janvier de chaque année. Une des raisons pour lesquelles les employeurs peuvent ne pas aimer la méthode de l'année civile est qu'un employé peut se retrouver avec 24 semaines consécutives de congé FMLA s'il prend les deux dernières semaines de décembre et les deux premières semaines de janvier.
Période fixe
Semblable à la méthode de l'année civile, un employeur peut choisir de mesurer le congé FMLA sur une période fixe de 12 mois. Par exemple, un employeur pourrait mesurer les congés FMLA du 15 mars au 14 mars de l’année suivante. Les effets sont les mêmes que pour une méthode d’année civile, à la différence que la nouvelle année ne commence pas nécessairement chaque 1 er janvier.
Début des congés des employés
Les employeurs peuvent calculer la période FMLA de 12 mois différemment pour chaque employé en commençant chaque période de 12 mois chaque fois qu'un employé prend un congé FMLA. La période de 12 mois commence le premier jour où un employé prend un congé FMLA. Fondamentalement, cette méthode garantit qu'un employé qui prend un congé FMLA doit ensuite attendre encore 12 mois avant de prendre un autre congé FMLA, de sorte qu'il n'y a pas de risque de 24 mois consécutifs, contrairement aux deux premières méthodes utilisant une période fixe de 12 mois.
Période de roulement
La méthode de calcul finale est une période glissante de 12 mois qui mesure en arrière à partir de la date à laquelle chaque employé utilise son congé FMLA. Ceci est très similaire à la troisième méthode où le premier jour de congé d'un employé commence par une période de 12 mois, sauf que, selon cette quatrième méthode, l'employeur regarde en arrière et non en avant. Lorsqu'un employé souhaite prendre un congé FMLA, l'employeur calcule en arrière à partir de cette date et mesure le nombre de congés déjà pris au cours des 12 derniers mois.
Choix des employés
Si un employeur ne crée pas de stratégie d'ensemble en choisissant l'une des quatre méthodes ci-dessus, chaque employé a le droit de choisir la méthode de calcul qu'il préfère.
