Une lettre de rapport, également appelée rapport de titre préliminaire, constitue une protection essentielle dans le cadre d’une transaction immobilière. Les sociétés de titres en préparent régulièrement une après avoir reçu une demande d’assurance de titres mais avant de souscrire une police d’assurance de titres. L’intention est de décrire les découvertes découvertes lors d’une recherche de titres et qui seront exclues de la police d’assurance de titres en résultant. Un format de rapport sous forme de lettre, qui présente généralement les informations sur une seule page, fournit uniquement ce que l’acheteur doit savoir pour décider de procéder ou demander au vendeur de s’attaquer aux exceptions avant de conclure la vente.
Ce qu'il faut inclure
En soi, une lettre de rapport est simplement une communication conçue pour informer le client. La «viande» du rapport se trouve dans les annexes et les annexes qui comprennent une description légale de la propriété, ainsi que pour identifier et fournir des détails sur ce que la politique exclura. Selon Lawyers.com, incluez les privilèges, les charges et les problèmes qui affectent l'évaluation de la propriété dans le rapport. Par exemple, la propriété peut avoir un privilège fiscal, le service d’urbanisme de la ville peut revendiquer un droit de passage pour modifier la rue sur laquelle est située la propriété ou la compagnie des eaux peut posséder une servitude lui donnant le droit d’installer des conduites d’eau la propriété.
Titre et introduction
Un format de rapport de lettre est similaire à un mémo professionnel. Utilisez le papier à en-tête de la société, mais remplacez les en-têtes standard des mémos par des informations d'identification spécifiques à un rapport. Ces informations comprennent un numéro de référence qui, selon Chicago Title, correspond généralement au numéro de dossier d’entiercement de l’acheteur, à l’adresse de la propriété, au numéro de commande du titre et à la date «usine», qui correspond à la date et à l’heure à laquelle le rapport a été préparé. Par la suite, rédigez un court paragraphe confirmant la réception d’une demande d’assurance titres et offrant de fournir une assurance titres, sous réserve de certaines exclusions, le cas échéant.
Déni de responsabilité et avertissements
Incluez des renonciations et des avertissements dans le corps du rapport pour vous assurer que le client comprend que si la société de publication du titre publie une police, elle n'assume aucune responsabilité pour les exclusions ou exceptions. En outre, indiquez au client où chercher ces informations, qui se trouvent le plus souvent sous forme de pièces jointes, d'horaires et d'une carte cartographique, et avertissez-le de lire et d'examiner attentivement ces conditions avant de prendre une décision.
Conclusion
Spécifiez le type de couverture d’assurance titres que la société établira, qui est une police standard élaborée par l’American Land Title Association pour les clients de la plupart des États. Définissez l'étendue de la couverture, telle que la couverture standard ou étendue. En dernier lieu, l’agent des titres émetteur doit signer le rapport.
