Créer un paquet de conférence efficace est essentiel pour favoriser le bon déroulement d'une conférence de femmes. Bien que l’idée de produire un paquet de conférence puisse sembler décourageante au début, il est possible de créer un document complet contenant les informations essentielles pour votre conférence de femmes, y compris un aperçu de base de la conférence, un ordre du jour et des sections de notes. Grâce à une planification minutieuse et à une exécution correcte, un paquet professionnel pour une conférence de femmes de tout type peut être produit.
Articles dont vous aurez besoin
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Papier graphique
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Ordinateur
Planification
Décidez quels éléments de votre conférence de femmes devront être détaillés par écrit pour vos déléguées. Considérez, par exemple, le calendrier des événements et les principaux orateurs. Gardez à l'esprit des détails mineurs mais importants tels que les directions, les informations de stationnement et les restaurants de la région si les repas ne sont pas servis à la conférence.
Tracez l'horaire de votre conférence sur du papier quadrillé du début à la fin. Le calendrier des événements, que votre conférence de femmes dure une journée ou une semaine, est l’élément le plus important de votre programme. Une fois qu'il est tracé, l'ordre du jour de votre conférence est prêt. L'ordre du jour de la conférence sera l'élément de votre paquet qui est le plus souvent examiné par les délégués.
Anticipez la taille de votre paquet. Ayez une idée approximative du nombre de pages dont vous aurez besoin pour communiquer toutes les informations avec succès. N'oubliez pas qu'il est parfois préférable de fournir un minimum d'informations écrites dans un paquet de conférence afin d'éviter de surcharger le délégué. N'oubliez pas de laisser des pages vierges ou lignées sur lesquelles les délégués peuvent écrire leurs propres notes.
Exécution
Tapez les informations que vous souhaitez inclure dans votre paquet et formatez les pages de manière cohérente. Évitez d’utiliser trop de polices ou de symboles inutiles; ceux-ci ne serviront que de distractions. L'objectif principal de votre trousse de conférence pour femmes est de tenir les déléguées informées et d'améliorer leur expérience de la conférence. Assurez-vous donc que votre trousse est informative avant tout.
Imprimez chaque page du paquet. Placez les pages dans l'ordre en fonction de la chronologie de la conférence. L'ordre du jour de la conférence doit toujours être la première ou la deuxième page du paquet, selon que vous incluez ou non un mot de bienvenue. Assurez-vous que chaque page est numérotée de telle sorte que si les pages sont mélangées, elles peuvent facilement être réorganisées.
Assemblez votre paquet. Selon le budget et le style de votre conférence de femmes, vous pouvez choisir de le faire vous-même ou de le faire de manière professionnelle. Si vous choisissez d'assembler le paquet vous-même, la meilleure approche consiste à utiliser une agrafe unique dans le coin supérieur gauche qui permet à vos délégués de facilement retourner chaque page. Si votre budget vous permet d'assembler votre paquet de manière professionnelle, la reliure à spirale est l'option la plus pratique. La plupart des centres de copie peuvent fournir ce service.
