Lorsque vous faites des affaires à l'étranger, vous devez non seulement prendre conscience des différences culturelles entre les pays, mais également adapter votre propre réaction à ces différences. Cela est particulièrement vrai lorsque vous écrivez un courrier électronique à une entreprise japonaise ou à un prospect dont la langue maternelle n'est pas l'anglais, car même un simple faux pas devient beaucoup plus compliqué avec une barrière linguistique. En observant l'étiquette japonaise appropriée en matière de courrier électronique dans un contexte professionnel, vous montrez votre volonté de comprendre la culture japonaise et, par extension, votre capacité d'adaptation aux besoins d'une entreprise.
Des noms
Attacher le “-san” honorifique après le nom du destinataire est une courtoisie courante, similaire à adresser un Américain comme Mister ou Miss. Ne les combinez pas, par exemple en écrivant “Mr. X-san ”, car ceci salue essentiellement le lecteur en tant que“ Monsieur Monsieur X ”. Rappelez-vous également qu'au Japon, les prénoms et les noms de famille sont écrits dans l'ordre inverse de ceux des pays occidentaux - le nom de famille précède le premier. Si vous ne savez pas quel nom correspond au nom de famille de votre destinataire, renseignez-vous à l'avance pour éviter une erreur commune mais ennuyeuse.
Politesse
Au Japon, les courriers électroniques professionnels sont généralement écrits dans une langue polie, parfois appelée «keigo», à moins que l'expéditeur et le destinataire ne se connaissent très bien. Si vous n’êtes pas sûr d’utiliser Keigo, il est judicieux de l’utiliser jusqu’à ce que votre destinataire vous dise que cela n’est pas nécessaire.
Le fait que keigo soit hautement considéré et considéré comme standard vous donne une idée de l’importance de la politesse dans votre lettre. Bien que les e-mails soient en effet moins formels qu'une lettre ordinaire, une salutation polie avant de se lancer dans le sujet à l'ordre du jour est normale et souvent attendue. Même quelque chose d'aussi petit que se renseigner sur la météo fonctionnera dans ce cas.
Corder
Au Japon, il est considéré comme impoli de coller sans cesse un nouveau message sur un message plus ancien, au point de créer un fil de discussion complet. Vous avez probablement déjà vu cela sur un forum ou deux, les réponses ultérieures ressemblant souvent à «Re: re: re: re: subject». Il est préférable de créer simplement un nouveau courrier électronique et de faire référence au précédent dans une phrase ou deuxièmement, garder l’email propre et professionnel.
Japonais Vs. Anglais
Si vous vous sentez suffisamment en confiance avec vos compétences en japonais pour écrire le courrier entièrement dans la langue, cette option mettra de nombreux hommes d’affaires à l'aise. Bien que l'anglais soit une matière obligatoire enseignée pendant plusieurs années dans les écoles japonaises, même les salariés japonais n'apprennent pas toujours la langue au niveau commercial et ne la parlent pas tous les jours, sauf dans les situations où la communication internationale est monnaie courante. Si vous préférez écrire en anglais ou préférez l’écrire en anglais, indiquez dans votre courrier électronique que les futures communications auront lieu en anglais, à moins que le destinataire ne demande à être en japonais.
Alternatives à l'écart d'âge
Bien que la jeune génération soit généralement plus familiarisée avec l'informatique, de nombreuses sociétés japonaises sont toujours dirigées par des personnes plus âgées qui peuvent ne pas être familières ou même ne pas être à l'aise avec le courrier électronique. Si vous savez que votre destinataire ne connaît pas bien le courrier électronique, essayez de rédiger une courte note comprenant une offre de parler plus en profondeur par téléphone ou en personne si cela est possible. De cette façon, vous donnez le pouvoir de décider à votre lecteur, tout en affichant votre propre aptitude à l'une ou l'autre forme de communication.
