La plupart des systèmes comptables offrent des rapports chronologiques sur les comptes fournisseurs afin d'aider les gestionnaires à contrôler les passifs courants. Ce rapport montre ce qu'une entreprise doit, à qui et pour combien de temps. Lorsque les fonds sont serrés, il est courant de programmer les paiements de factures en fonction de leur date d'échéance et de ne pas payer toutes les factures en même temps.
Importance
Un rapport de vieillissement des comptes fournisseurs aide non seulement les entreprises à gérer leurs flux de trésorerie, mais leur permet également de tirer parti des remises sur paiement anticipé. Ce rapport populaire contient des informations détaillées que la direction peut utiliser pour identifier les erreurs et les écarts. Le total d'un rapport chronologique représente généralement le passif total actuel d'une entreprise et doit correspondre au solde à payer dans le grand livre. Par exemple, si un rapport chronologique indique que 200 $ sont dus, ce montant doit également figurer dans le grand livre. Si ce n'est pas le cas, des recherches sont nécessaires pour identifier les problèmes et les corriger.
Les formats
Des rapports chronologiques peuvent être préparés par fournisseur, dates de facture, dates de paiement et autres formats. Le style le plus courant montre les noms des fournisseurs à droite et quatre colonnes nommées "dans les 30 jours", "entre 30 et 60 jours", "entre 61 et 90 jours" et "plus de 90 jours". Les numéros sont placés dans ces colonnes en fonction de la durée pendant laquelle une facture est en suspens.Ce rapport contient généralement une colonne "total" à droite, dans laquelle tous les numéros de colonne sont ajoutés et un passif total est calculé
Une analyse
En plus de s’assurer que les factures sont payées à temps, les responsables utilisent le rapport de vieillissement des comptes pour analyser les flux de trésorerie et le lien entre les passifs et les stocks et le coût des biens vendus. Les ratios financiers peuvent être utiles à l'analyse, tels que le ratio "jours payables", qui est calculé en divisant le montant moyen des comptes fournisseurs par le coût des produits vendus par jour. Lorsque ce ratio est trop bas ou trop élevé, il est temps d'analyser le vieillissement et de rechercher les domaines pouvant être améliorés.
Considérations
Pour que les rapports vieillissants fournissent des informations utiles, les données saisies dans le système des comptes fournisseurs doivent être exactes. Assurez-vous que les périodes précédentes sont fermées afin d’empêcher la comptabilisation d’entrées dans des périodes incorrectes dans le passé. Recherchez également les doublons dans le fichier principal des comptes fournisseurs, un problème courant dans ce domaine, où un fournisseur peut avoir été entré plusieurs fois. Certains systèmes permettent aux fournisseurs d'être fusionnés facilement, corrigeant ainsi le problème de duplication des enregistrements. Utilisez cette fonction si elle est disponible, car l’alternative consiste à transférer les données manuellement, ce qui n’est pas un processus efficace.
