L’installation d’un nouveau bureau est un moment excitant dans la vie d’un propriétaire d’entreprise. Cependant, emménager dans un espace que votre entreprise peut appeler à la maison est une opportunité enrichissante qui présente ses propres défis. Pour vous attaquer de front à cette tâche, créez un plan visant à garantir le bon déroulement de la transition vers votre nouveau bureau. Prenez le temps de créer une nouvelle liste de contrôle pour les bureaux d’entreprise qui détaille tous les éléments dont vous avez besoin pour aménager votre nouvel espace, afin qu’il soit équipé pour le premier jour d’activité.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Tableur
Trouvez un espace de bureau à louer ou à acheter. Sélectionnez un emplacement suffisamment grand pour accueillir votre personnel et tout autre personnel supplémentaire si votre entreprise s’agrandit. Considérez un espace comprenant une zone de réception, une salle de réunion, une cuisine, une salle de repos pour les employés et, plus important encore, un grand espace de travail pouvant accueillir des bureaux et du matériel de bureau.
Utilisez un tableur pour créer la nouvelle liste de contrôle de votre entreprise. Ajoutez les colonnes suivantes: "faire", "partie responsable", "coût prévisionnel", "coût réel", "date d'échéance" et "statut". Mettez en gras chaque titre de colonne ou faites-en une couleur autre que le noir. Dans la section "à faire", répertoriez les éléments dont vous avez besoin pour votre nouveau bureau et les tâches à effectuer avant son ouverture. Créez les sous-catégories suivantes dans la colonne «À faire»: «préparation», «équipement», «mobilier», «fournitures de bureau», «sécurité» et «divers». Rendez-les audacieux pour qu'ils se démarquent. Laissez de l'espace après chaque sous-catégorie afin que vous puissiez ajouter des tâches spécifiques en fonction des besoins. Une fois que vous avez une feuille de calcul pour votre liste, vous pouvez commencer à ajouter des détails pertinents.
Dans "préparation", incluez des tâches telles que l'embauche de déménageurs; informer le personnel de l'emplacement du bureau et de la date d'emménagement; l'envoi de cartes de changement d'adresse aux clients et aux fournisseurs; inscrire l'entreprise auprès des annuaires locaux et des pages jaunes; embaucher une équipe de nettoyage; et appeler pour configurer des services publics tels que le gaz et l'électricité, Internet haut débit et les services téléphoniques.
Dans la catégorie "équipement", ajoutez des tâches relatives à la sélection et à l'achat d'ordinateurs, d'imprimantes, de télécopieurs, de photocopieuses, de destructeurs de documents, de disques durs externes, de scanners, de protecteurs de surtension, de machines à café, de micro-ondes et de réfrigérateurs (s'ils ne sont pas inclus). avec l'espace). Ajoutez toutes les machines, appareils électroniques, équipements ou fournitures spéciaux dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Les éléments que vous répertoriez varient en fonction du type d’entreprise que vous exploitez.
Énumérez les articles dont vous avez besoin pour meubler votre nouveau bureau commercial dans la sous-catégorie "meubles". Incluez des articles tels que des bureaux, des chaises, des systèmes de classement et de rangement, des canapés, des corbeilles à papier, des tableaux d'affichage et des lampes. Faites une liste des fournitures de bureau et incluez-les dans la sous-catégorie appropriée. Incluez des éléments tels que du ruban adhésif, du papier informatique, des agrafeuses et agrafes, des stylos et des crayons, des classeurs, des calendriers de bureau, des porte-lettres, des surligneurs et des dossiers. Dans la catégorie «sécurité», vous pouvez inclure des extincteurs, des détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone et des trousses de premiers soins. Indiquez la quantité que vous devez acheter pour chaque article.
Déléguez des tâches entre vous et votre personnel. Incluez leurs noms dans la section «responsable» de la feuille de calcul. Entrez vos coûts prévisionnels pour chaque élément et mettez à jour les coûts réels une fois l’élément acheté ou complété.
Conseils
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Obtenez une assurance pour votre entreprise.
Créez un système pour sauvegarder tous les fichiers informatiques quotidiennement ou hebdomadairement. Travaillez avec le personnel pour vous assurer que tout le monde connaît et suit cette procédure.
