Les rapports sur les comptes clients peuvent aider les propriétaires ou la direction à prendre des décisions budgétaires ou à fournir des informations financières à des tiers, tels que des prêteurs ou des investisseurs. Les entreprises utilisent des rapports chronologiques pour déterminer le montant des factures impayées qu'elles doivent collecter, ainsi que la probabilité de recouvrer le compte. Si une entreprise détermine qu’un compte restera impayé, un rapport sur l’ancienneté des comptes clients peut aider à déterminer les comptes à envoyer à une agence de recouvrement externe.
Déterminez la période pendant laquelle vous autorisez les clients à payer leurs factures sans pénalité ni frais de retard. Vous pouvez également appeler cette période un délai de grâce. De nombreuses entreprises utilisent une méthode «net 30», ce qui signifie que les clients disposent de 30 jours pour payer la facture.
Déterminez le mois où un compte est âgé. Vos comptes sont à jour à l'étape de la période de grâce. Commencez le vieillissement au cours du mois suivant le mois de la période de grâce. Par exemple, si les factures impayées émises en février commencent à vieillir en mars.
Noter les dates de vieillissement. Les factures impayées du mois précédent indiquent des comptes de 1 à 30 jours. Les factures impayées des deux mois précédents indiquent des comptes de 31 à 60 jours. Les factures impayées des trois mois précédents indiquent des comptes de 61 à 90 jours. Les factures impayées des quatre mois précédents indiquent des comptes de 91 à 120 jours.
