La modification des procédures de facturation de votre entreprise peut affecter votre façon de traiter avec de nombreux clients. Vous ne pouvez pas simplement modifier les dates de facturation planifiées, augmenter les montants des paiements ou réviser vos conditions sans préavis à vos clients. Sinon, vous risquez de recevoir des appels, des plaintes, une perte de revenus et des commentaires négatifs. Créez la lettre que vous envoyez à vos clients de manière à fournir des réponses complètes à la question "qui, quoi, quand et où" de vos nouvelles règles.
Clarifier le but
Les annonces formelles de changements de procédure devraient s'ouvrir avec des déclarations claires sur la source de l'information, la population concernée et la nature du changement. Pour atteindre cet objectif, utilisez le papier à en-tête de votre entreprise afin que le destinataire connaisse immédiatement votre identité. Si vous configurez votre message dans un logiciel de traitement de texte en tant que projet de publipostage, vous pouvez incorporer une salutation personnalisée dans chaque lettre pour éviter la redoutable introduction «Cher client» qui dépersonnalise tout message. Réaffirmez votre appréciation des affaires du destinataire et énoncez les principes de base de la politique dans un bref premier paragraphe. Par exemple, vous pouvez annoncer "Parce que nous vous apprécions en tant que client, nous vous contactons pour vous informer de tout changement à venir dans nos procédures de facturation qui affecte votre compte chez nous".
Fournir des détails
Une fois que vous avez présenté le sujet général de votre communication, passez au point suivant. Expliquez - aussi succinctement que possible - le changement à venir et en quoi les nouvelles règles diffèrent des anciennes. Les clients veulent savoir exactement comment vos politiques les affectent. Si vous ne fournissez pas une explication claire et logique répondant à toutes les questions évidentes qu’il soulève, votre téléphone sonne peu de temps après l’arrivée de vos lettres dans les boîtes aux lettres des destinataires. Pour vous assurer que vous avez traité de tous les détails nécessaires, demandez à vos amis, collègues ou autres personnes extérieures de lire votre lettre comme si elle était dans son prototype et d'affiner votre message à la lumière des questions qu'ils soulèvent.
Confirmer le timing
Délimitez exactement quand les modifications prennent effet. Si les clients doivent commencer à utiliser une nouvelle adresse de paiement prenant effet avec le cycle de facturation d'un mois spécifique, indiquez-leur "À compter de votre paiement mois et année, envoyez votre chèque à l'adresse adresse". Si les clients voient un changement dans les conditions de paiement, dites-leur: "Nous élevons votre paiement minimum de nombre à nombre pour cent de votre solde à compter de mois et année". Pour éviter toute confusion, utilisez cette indication temporelle pour récapituler le changement et fournir une date complète afin que votre lettre devienne une référence future viable pour les fichiers des clients.
Rendez-le officiel
Avant de clore votre lettre, indiquez clairement, de manière ferme mais amicale, que vos modifications ne représentent pas de termes optionnels. Les clients doivent se rendre compte qu'ils ne peuvent pas se retirer de vos procédures, sauf en fermant leurs comptes, et que le fait de continuer à faire affaire avec vous après la date du changement confirme qu'ils acceptent et acceptent de respecter vos nouvelles règles. Indiquez votre nom et vos coordonnées, même si tout se trouve dans votre en-tête, et insistez sur le fait que vous souhaitez recevoir les appels des clients s'ils ont des questions ou des commentaires.
