Le suivi des heures de travail des employés est un élément essentiel de la gestion des effectifs dans la plupart des entreprises. Sans enregistrement des heures travaillées, il est difficile pour les départements des ressources humaines et de la comptabilité de vérifier le montant de vos rémunérations. Les employés font parfois des erreurs et oublient de chronométrer quand ils le devraient. Cela nécessite une discipline, mais les employeurs doivent veiller à ne pas violer les droits de l'employé pendant le processus disciplinaire.
FLSA
La Fair Labor Standards Act, ou la LSF, est une loi fédérale régissant la rémunération des employés. Vous devez tenir compte de la LSF lorsque vous envisagez de discipliner vos employés. FLSA exige que vous payiez vos employés pour toutes les heures travaillées, même si l'horloge ne reflète pas nécessairement ces heures. Cela signifie que c'est votre responsabilité en tant qu'employeur de surveiller de près ce que font vos employés. vous ne pouvez pas supposer qu'un employé ne devrait pas être payé pour les heures qu'il a oubliées de chronométrer.
Connaissance de la violation
En dehors de la LSF, la prochaine grande préoccupation que vous devriez avoir en tant qu'employeur est de savoir si l'employé sait même qu'il est censé s'enregistrer ou quelles procédures doivent être suivies. Si votre politique en matière de pointage ne figure pas dans votre manuel officiel des employés, prenez le temps de rédiger un addenda. L'addenda doit noter que le non-respect de la procédure d'enregistrement sera traité dans le cadre de vos procédures disciplinaires normales, qui, dans la plupart des entreprises, vont jusqu'à la résiliation.
Discipline progressive
Dans certains cas, les actions d'un employé sont suffisamment sévères pour justifier une cessation immédiate d'emploi, telle que l'introduction d'une arme à feu dans l'environnement de travail sans autorisation avec intention de nuire. Cependant, dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser un système de discipline progressive, dans lequel vous augmentez la sévérité de vos pénalités pour chaque infraction. L'absence de chronométrage est un excellent exemple de la nécessité d'une discipline progressive.
La procédure disciplinaire
Les politiques disciplinaires progressives peuvent varier d’une entreprise à l’autre. La première étape pour discipliner un employé qui oublie de chronométrer consiste à le rencontrer et à examiner les politiques et les procédures en matière de chronométrage. Demandez à l'employé de signer et dater une déclaration indiquant qu'il a lu la procédure et de mettre une copie de la déclaration. dans son dossier d'employé. Lors de la première infraction, l'étape suivante consiste généralement à donner un avertissement verbal. À la deuxième infraction, fournissez un avertissement écrit. Les entreprises fournissent souvent jusqu'à trois avertissements écrits avant d'aller de l'avant. Lorsque votre employé a accumulé le nombre maximal d'avertissements écrits en cas d'échec d'enregistrement, déclenchez une conséquence, telle qu'une indemnité d'amarrage. Suspendre l'employé si une autre violation se produit. Si l'employé ne fonctionne toujours pas correctement après cela, mettez-le au chômage. La plupart des employés qui oublient de chronométrer n'atteignent pas le point de suspension ou de licenciement, mais votre politique disciplinaire doit refléter votre pouvoir à utiliser ces actions.
Considérations
Lorsque vous essayez de faire respecter la discipline, il est impératif que vous ne jouiez pas les favoris. Vous devez appliquer la stratégie de la même manière à tous les employés, quels que soient leur intitulé ou leur historique avec la société. Faire cela envoie un message clair que vous ne tolérerez pas le non-respect, ce qui est nécessaire pour que les employés vous prennent au sérieux. En outre, suivre à la lettre ce que vous avez écrit dans votre manuel est le seul moyen réel d’empêcher un procès pour pratiques déloyales.
