Amener les patients et les compagnies d’assurances à payer les factures de soins dentaires peut être littéralement comme s’arracher les dents. Qu'il s'agisse de facturer directement des patients ou de traiter des réclamations d'assurance dentaire, plusieurs astuces peuvent aider à garantir un paiement précis et en temps voulu. La possibilité de facturer électroniquement a accéléré le processus. Selon ODS, les demandes soumises par voie électronique sont traitées dans un délai de 24 heures, 40% du temps.
Pré-autorisations
Bien qu'il soit important de minimiser le message selon lequel les besoins en traitement sont basés sur le montant de l'assurance à payer, les patients semblent toujours apprécier une autorisation préalable de leur compagnie d'assurance. Il s'agit d'un formulaire envoyé par le cabinet dentaire à la compagnie d'assurance du patient afin d'obtenir une approbation provisoire du travail à effectuer. Il fournit également au bureau et au patient une estimation de ce que le traitement coûtera au patient de sa poche. Cela aide le patient à planifier à l'avance et donne également au cabinet dentaire la possibilité de facturer la part de la patiente au fur et à mesure de son traitement, avant qu'elle ne quitte le cabinet, ce qui élimine la plupart du temps le besoin d'envoyer des factures et d'attendre le paiement.
Éliminer la facturation
Fournir des plans de traitement détaillés incluant les prix peut aider à éliminer le besoin d'envoyer des factures. Lorsque le patient sait à l'avance le coût des services, il peut être facturé à la fin du traitement. Lorsque le patient a une assurance dentaire, le paiement perçu est basé sur la portion restante non couverte par l’assurance. Certains services sont entièrement couverts et ne nécessiteraient donc pas de percevoir de paiement le jour de la prestation. Souvent, les procédures entièrement couvertes incluent des nettoyages de routine, des examens et des rayons X. Une autre motivation pour que les patients paient leurs services à l’avance est d’offrir un rabais.
Assurance facturation
Le dépôt électronique des réclamations est généralement plus rapide et plus efficace, éliminant ainsi le besoin de factures papier. Vérifiez à nouveau les revendications pour connaître la date de naissance, le nom du patient, le traitement effectué, le codage et le numéro de la dent. Toute erreur dans ces domaines retardera le processus de réclamation et de paiement. Il est également important d'envoyer la documentation appropriée demandée, telle que des radiographies ou des mesures parodontales.
Plans de paiement
Lorsque le patient ne peut payer les services le jour du traitement, le cabinet dentaire peut choisir de proposer un plan de paiement. Ceci peut être configuré directement via le cabinet dentaire, dans lequel le patient paie un montant fixe chaque mois. Cela peut inclure ou non des intérêts. Un autre moyen de libérer le cabinet de dentiste de la responsabilité et du fardeau financier serait un service de crédit externe. Un de ces services est Care Credit, entièrement dédié au financement des services médicaux. Après vérification du crédit, le patient reçoit une ligne de crédit et peut également se voir proposer l'un de ses divers programmes sans intérêt.
Autres options
Il existe des programmes de formation destinés aux employés des cabinets dentaires pour apprendre les bases de la facturation des soins dentaires. L'envoi d'employés de bureau à un programme de formation pourrait offrir de nouvelles idées et des méthodes de facturation améliorées. Une autre option consiste à externaliser la facturation des soins dentaires à une entreprise spécialisée dans la facturation. Cela coûtera plus d’argent, mais enlèvera une partie de la responsabilité du cabinet dentaire. Ces sociétés disposent également de plus de ressources pour collecter les paiements, y compris les divisions de recouvrement, le cas échéant.
