Les assistants virtuels fournissent un support hors site aux entreprises ne disposant pas des ressources ni du besoin d'un assistant administratif à temps plein ou sur site. Certains entrepreneurs créent des entreprises d'assistants virtuels après avoir travaillé pendant des années comme assistants administratifs et de direction, tandis que d'autres acquièrent les compétences nécessaires en s'inscrivant à des cours de certificat d'assistant virtuel. Votre entreprise d’assistant virtuel peut fournir des services d’assistant administratif général, tels que répondre à un téléphone, envoyer des fax et planifier des rendez-vous, ou des services plus complexes, tels que la conception Web et la maintenance de bases de données. Les avantages de ces entreprises sont notamment le faible capital d’investissement et les frais généraux.
Demander un numéro d'identification d'employeur, ou EIN, communément appelé numéro d'identification fiscale, sur le site Web de l'IRS. Avoir un numéro d'identification fiscale distinct pour votre entreprise d'assistant virtuel au lieu d'utiliser votre propre numéro de sécurité sociale pour ouvrir des comptes bancaires et de crédit vous permet de séparer vos finances personnelles et celles de votre entreprise, ce qui vous permet de produire des déclarations de revenus plus précises. Vous pouvez demander un numéro d'identification fiscale supplémentaire à votre nom ou au nom de votre société d'assistant virtuel.
Achetez du nouveau matériel informatique ou améliorez le matériel existant. Le succès de votre entreprise d’assistants virtuels dépend de votre capacité à fournir des services aux clients rapidement et efficacement. Assurez-vous que votre ordinateur dispose du dernier système d'exploitation, du logiciel de productivité et de suffisamment de mémoire pour exécuter les programmes nécessaires. Achetez le dernier logiciel spécialisé pour les services avancés que vous envisagez d’offrir, tels que le développement Web et la conception assistée par ordinateur.
Achat et installation de systèmes de télécommunications. Achetez un téléphone portable dédié pour prendre les appels des clients ou installez une ligne téléphonique séparée si vous habitez dans une région où le service sans fil est peu fiable. La messagerie vocale sortante de votre assistant virtuel doit inclure votre nom, le nom de votre entreprise, vos heures de bureau et des moyens alternatifs pour vous contacter. Installez une ligne de fax supplémentaire. Bien que certains clients utilisent des services de fax en ligne, l'installation d'une ligne de fax vous permet de recevoir des clients d'autres clients. Vous pouvez toujours utiliser la ligne de fax comme ligne téléphonique supplémentaire ou la déconnecter ultérieurement si cela ne s'avère pas utile.
Créez un site Web pour votre entreprise d'assistant virtuel. En tant qu'assistant virtuel, votre site Web est le visage de votre entreprise. Vous pouvez acheter un nom de domaine personnalisé, qui coûte seulement 10 € par an à compter de juin 2011, et créer un site Web simple à utiliser ou un site de blogs. Inclure des informations sur votre expérience, spécialités, une liste des services que vous offrez et vos informations de contact. Certains entrepreneurs virtuels assistants incluent des photos d’eux-mêmes et de leur bureau virtuel comme point d’intérêt. Vous pouvez également inclure des informations sur les prix et les promotions.
Ouvrez un compte avec un service de traitement de marchand en ligne. Certains vous permettent d'accepter les paiements par carte de crédit immédiatement, sans antécédents commerciaux ou de crédit. Les entreprises vous fournissent également des liens de paiement à ajouter à votre site Web.
Imprimez des cartes de visite et des brochures pour votre entreprise d’assistant virtuel. Vous pouvez concevoir et imprimer vos propres logiciels à l'aide d'un logiciel de publication assistée par ordinateur ou les faire concevoir et imprimer par des professionnels. Vos supports marketing doivent inclure des informations sur votre domaine de spécialité assistant virtuel, le cas échéant, ainsi que vos informations de contact.
Commercialiser votre entreprise. Inscrivez-vous pour autant de répertoires d'assistants virtuels que possible. Ces répertoires permettent aux clients potentiels de vous rechercher par domaine de spécialité et par lieu géographique. Le nombre impressionnant de répertoires d'assistants virtuels vous permet de choisir des services de répertoires gratuits ou payants, en fonction de votre budget. Vous pouvez également acheter des publicités en ligne payées au clic ou placer des annonces sur des sites Web classifiés gratuits en ligne. Rejoignez votre chambre de commerce locale pour commercialiser en ligne vos services auprès des entreprises de votre région, avec des cartes de visite et des brochures.
