Une demande de propositions est un document émanant d'une entreprise, d'un organisme à but non lucratif ou d'un organisme gouvernemental sollicitant des réponses de fournisseurs potentiels aux exigences répertoriées. Bien que la taille, la portée et la forme des RFP varient, ils couvrent généralement des sujets similaires. En règle générale, une demande de proposition indique aux fournisseurs l’entité parrainée et ce qu’elle souhaite obtenir, ainsi que les modalités de la sélection. Une DDP demande généralement aux fournisseurs d'expliquer pourquoi ils sont qualifiés pour répondre, comment ils entendent atteindre les objectifs décrits dans la proposition et le prix qu'ils s'attendent à être payés.
Décrivez le but et la portée de la demande de propositions, y compris les biens, produits ou services que vous souhaitez acquérir et les qualifications que vous attendez du vendeur. Cela permettra aux vendeurs de déterminer s’ils sont éligibles et souhaitent répondre. En indiquant que votre entreprise a besoin de 10 000 widgets bleus livrés en trois mois, votre organisation recherche un site et du matériel pour préparer et servir 200 repas par jour à des clients âgés. Sinon, votre agence a besoin de formation pour améliorer le service le temps et les efforts des vendeurs.
Rédigez une description de votre entreprise, organisation ou agence fournissant aux fournisseurs potentiels des données utiles. Comme la plupart des fournisseurs auront besoin de temps et d'argent pour répondre à votre demande de proposition, cela permet d'établir une relation de travail future. Expliquez ce que vous avez l'intention d'accomplir avec leur produit ou service. Identifiez les personnes auxquelles ils doivent adresser leurs questions et leur correspondance.
Spécifiez l'étendue du travail en détail afin que les fournisseurs puissent faire des prévisions précises de la main-d'œuvre, des matériaux et d'autres coûts.Listez vos dates d'achèvement prévues afin qu'ils puissent développer un calendrier réaliste. Décrivez les conditions auxquelles vous vous attendez, telles que les normes de travail, environnementales et de sécurité. Indiquez les normes de performance dont vous avez besoin et comment vous souhaitez surveiller et évaluer leurs efforts.
Dressez la liste des plans, rapports, produits, services et matériels que vous attendez de leur part et à quel moment vous souhaitez qu'ils soient terminés. Les fournisseurs peuvent avoir des circonstances qui les empêchent de livrer ce que vous demandez quand vous l'attendez. Les différences entre vos attentes et celles d'un fournisseur sont susceptibles de faire l'objet de discussions lors des négociations de contrat. Certains appels d'offres incluent une section avec les éléments standard du contrat proposé, tels que les clauses d'annulation et les accords de confidentialité.
Incluez dans votre demande de propositions les critères que vous utiliserez pour évaluer les réponses que vous recevez, ainsi que le mode et le moment de l'attribution du marché au soumissionnaire retenu. Ceci est important pour éviter les allégations de favoritisme ou d'autres pratiques déloyales. De nombreux RFP utilisent un système de points, attribuant des points pour des éléments tels que le coût, la portée du travail, les qualifications et le personnel.
