Facturer les clients et les clients ne sont pas toujours faciles. Si une facture s'avère trop élevée ou trop basse, une entreprise peut émettre une note de débit ou de crédit pour la corriger. Les banques utilisent des mémos pour apporter des ajustements aux comptes courants d’entreprise. La société qui reçoit un mémo peut l’utiliser pour suivre le montant de l’ajustement de ses livres de comptes.
Factures: débit ou crédit
Supposons que vous appeliez un plombier dans votre entreprise et que vous le configuriez pour travailler dans les salles de bain. Le plombier rédige une facture, mais il y a une erreur de calcul. La société peut émettre une note de débit si elle vous a mal facturée ou une note de crédit si elle est trop facturée. Il peut également émettre une facture modifiée indiquant le total correct.
Le mémo doit expliquer pourquoi la facture doit être ajustée. Par exemple, une note de crédit d'un fournisseur peut indiquer que votre facture a été ajustée car vous avez renvoyé certaines des fournitures que vous avez commandées. Si vous avez déjà payé avant d'avoir reçu l'avoir, vous pouvez demander un paiement en espèces ou l'utiliser pour obtenir un rabais sur la prochaine commande.
Si vous n'avez pas encore payé la facture, vous enregistrez la note en ajustant vos comptes fournisseurs. De même, le vendeur l’enregistre comme un ajustement des comptes clients.
Mémos et banques
Les banques utilisent également les notes de crédit et de débit comme éléments de relevés bancaires. Vous pouvez repérer une note de débit si la banque doit débiter votre compte de frais tels que des fonds insuffisants, des frais de gestion ou le coût de l’impression des chèques. Vous pourriez obtenir une note de crédit pour les intérêts gagnés sur le compte.
Vous devez inclure les montants des avoirs et des notes de débit dans vos registres financiers. Vous faites cela à chaque fois que vous rapprochez vos livres de votre relevé bancaire. Sur votre bilan, un mémo augmentera ou réduira votre compte de caisse, tout en affectant d’autres dépenses telles que les dépenses diverses ou les intérêts gagnés, selon que le compte grossit ou diminue.
Mémos internes
Parfois, une note de débit ou de crédit est utile pour vos propres opérations internes. Les entreprises émettent des notes de crédit et de débit lorsqu'elles épongent un petit solde d'un compte. Supposons que votre client ait payé 5 $ en trop sur sa dernière commande. Vous lui envoyez un remboursement, puis vous ajustez vos comptes en fonction de la perte de 5 $.Un mémo autorise vos comptables à effectuer le changement sur son compte.
