Les notes de débit et les factures sont utilisées dans le processus de comptabilité pour aider les entreprises à suivre leurs ventes. Alors que les notes de débit traitent des comptes clients, les factures traitent principalement des ventes finalisées pour lesquelles l'argent a déjà changé de mains. Qu'il s'agisse d'une note de débit ou d'une facture, il est important que toutes les informations pertinentes soient incluses dans le document afin de pouvoir les utiliser ultérieurement dans le processus de comptabilité.
Note de débit
Une note de débit est un avis envoyé à un client pour l'avertir d'un montant en souffrance. Les entreprises peuvent utiliser une note de débit comme précurseur pour l'envoi de comptes en souffrance à des recouvrements, pour signaler qu'un compte est sur le point de devenir en souffrance ou pour rappeler à un client une remise pour paiement anticipé.
Facture d'achat
Les factures sont utilisées pour enregistrer les transactions de vente. Par exemple, si une entreprise participe à une exposition ou à une conférence et effectue une vente, l'acheteur et l'entreprise reçoivent chacun une copie de la facture afin que les deux parties sachent ce qui a été vendu, quand et pour combien. Les factures sont également incluses avec les articles en vente expédiés aux clients.
Différences
Une note de débit est une information concernant une transaction passée qui reste impayée, alors qu'une facture enregistre une transaction de vente qui a été complétée. Les notes de débit sont basées sur les comptes clients, tandis que les factures sont utilisées pour les ventes pour lesquelles le paiement a déjà été effectué.
Exemples d'utilisation
Si le compte d’un client est en souffrance, une société peut lui envoyer une note de débit pour lui rappeler l’oubli du compte. La note doit inclure le ou les articles achetés, la date d'achat, le prix d'achat, la date d'échéance du paiement initial et tous les frais financiers éventuellement imputés au compte en souffrance. Un exemple de facture est le moment où une vente est effectuée et que le client demande un reçu détaillé. La facture comprend l’article acheté, le prix de vente, la date de la vente et le mode de paiement.
