Les volontaires sont le sang d'une organisation à but non lucratif. De nombreuses organisations à but non lucratif ne disposent pas de suffisamment de personnel pour gérer efficacement une organisation, de sorte que les volontaires comblent les lacunes. Les organisations qui développent et mettent en valeur les politiques et procédures de leur programme de volontariat et qui définissent les rôles et les responsabilités des volontaires bénéficient des avantages qui accompagnent un programme de bénévolat de première classe.
Ecrire une introduction. Inclure le nom de l'agence, l'énoncé de mission et les valeurs fondamentales, une liste des membres du personnel et une liste des membres du conseil d'administration. Les volontaires contribuent non seulement aux projets mais sont également des ambassadeurs de votre organisation. Ils doivent savoir comment fonctionne l'agence et les personnes qui la représentent en tant qu'administrateur. Incluez également des informations sur les personnes que l'agence dessert, ce qu'elle fait pour aider et les programmes qu'elle soutient.
Présentez l'agence aux volontaires dans le premier paragraphe du manuel et accueillez-les. Bien que les volontaires ne soient pas des employés rémunérés, ils doivent être traités avec respect dès le premier jour. Assurez-vous de reconnaître que leur valeur est au cœur de la mission de l'organisation. Ecrivez deux phrases brèves pour remercier les volontaires d’avoir rendu service à l’agence et leur faire savoir à quel point ils sont au centre de la mission.
Créez le manuel au format 8 1/2 pouces par 11 pouces, ou de préférence 6 pouces par 9 pouces, de sorte qu'il soit facile à transporter et que les volontaires puissent le garder à portée de main. Le manuel peut également être placé dans un classeur à trois anneaux afin que les mises à jour puissent être facilement ajoutées. Configurez les politiques et les procédures étape par étape en utilisant un langage simple et clair. N'utilisez pas 10 mots pour faire des points. Les volontaires viennent de tous les horizons scolaires et la langue de votre manuel doit être au niveau éducatif que tout le monde peut comprendre.
Créer des descriptions de travail pour les postes de bénévoles. Décrivez les rôles et responsabilités afin que les volontaires puissent choisir le poste qui correspond le mieux à leurs intérêts. Les descriptions de poste aideront votre agence à jumeler les volontaires à une opportunité de volontariat appropriée. Les gens font du bénévolat pour différentes raisons et leurs compétences sont différentes. Une bonne description de poste permettra aux volontaires de choisir la bonne opportunité pour eux et pour votre organisation. Ajoutez des exemples de copies des feuilles d’inscription, des formulaires d’inscription, etc. Les agences disposent d’une base de données de suivi des heures de bénévolat: les feuilles de temps facilitent le suivi des heures.
Décrivez les types de formation initiale et complémentaire disponibles pour le volontaire. Indiquez les dates d'orientation et comment ils peuvent mettre à jour leurs compétences ou en apprendre de nouvelles. Développer un calendrier des dates pour la formation et l'orientation. Informez les volontaires s’ils doivent signer une déclaration de confidentialité. S'ils le font, examinez la déclaration avec eux, répondez aux questions et expliquez-en la raison. Pendant l'orientation des bénévoles, lisez attentivement le manuel du bénévole et laissez du temps aux bénévoles pour poser des questions. (Il est toujours agréable de prendre de simples rafraîchissements lors des séances d'orientation des bénévoles.)
Décrivez le processus de sélection des volontaires. Dites-leur s'ils ont besoin d'une vérification des antécédents, si le poste de bénévole qu'ils choisissent comporte des licences spéciales, des risques, des autorisations médicales, des tests de dépistage de la tuberculose, des badges, etc. S'ils envisagent de conduire pour l'agence, expliquez quel type d'assurance ils doivent obligatoirement faire, ou toute assurance supplémentaire dont ils auraient besoin pour travailler en tant que bénévole pour votre agence.Expliquez tous les problèmes de responsabilité et accordez des dispenses de signature si vous occupez des postes de bénévoles à haut risque. Les volontaires doivent connaître les risques de certaines opportunités de volontariat. Assurez-vous d'inclure les formulaires de renonciation et, lors de l'orientation, expliquez-en la raison et donnez aux volontaires la possibilité de signer ces formulaires. Ce processus protégera l'agence en cas d'accident.
Expliquez comment les bénévoles se qualifient pour des récompenses. Si l’agence a un programme de reconnaissance, indiquez quand il se déroule, comment il reconnaît les bénévoles, s’il s’agit d’un gala, d’un déjeuner ou d’une cérémonie spéciale de remise des prix, ainsi que du code vestimentaire. Si l’événement de reconnaissance des bénévoles est une occasion spéciale pour les bénévoles, décrivez-le afin qu’ils comprennent que le personnel de l’agence devient «les bénévoles» pour cet événement et que les bénévoles deviennent les invités.
