Comment rédiger des mémos pour les bénévoles de la fête de Noël

L'utilisation de mémos d'employés pour solliciter des volontaires pour la planification des fêtes de bureau est un bon moyen d'impliquer de nombreux travailleurs et de leur faire sentir qu'ils font partie de l'équipe de bureau. L’utilisation efficace des employés bénévoles peut faire en sorte que des événements tels que les fêtes de Noël se déroulent sans encombre. Les mémos garantissent également qu'un message ou une annonce parvient à tous les destinataires. Lors de la planification des fêtes de Noël et autres événements de bureau, vous devez vous assurer que toutes les personnes invitées sont au courant de la date et de l'heure.

Articles dont vous aurez besoin

Liste des employés volontaires potentiels
Coordonnées de tous les volontaires potentiels
Date, lieu et heure de l'événement
Liste des heures de bénévolat et des exigences du devoir

Déterminez le type de fête de Noël que votre bureau organisera. Décidez si l'événement aura lieu au bureau ou hors site. Définir un budget. Déterminez le nombre de personnes à inviter, y compris les conjoints ou les invités des employés. Décidez si de l'alcool sera servi et s'il faut fournir des boissons gratuites ou un bar payant. Conservez une liste détaillée des paramètres de la fête pour guider vos bénévoles dans l’organisation de celle-ci.

Déterminez le nombre d'employés volontaires dont vous aurez besoin pour organiser et animer la fête. Dans la plupart des cas, au moins 10 volontaires seront nécessaires pour couvrir toutes les fonctions. Choisissez un responsable bénévole pour superviser les autres employés bénévoles. Discutez des détails de l'organisation directement avec le volontaire principal. Assurez-vous que chaque volontaire potentiel a le temps et la capacité de participer avant d'attribuer les rôles.

Créez une note de service à l'intention de tous les volontaires potentiels indiquant votre besoin d'aide pour la fête de bureau. Indiquez le nom de l'employé que vous avez sélectionné pour agir à titre de liaison avec les bénévoles. Assurez-vous que tous les bénévoles comprennent qu’une personne supplémentaire sera disponible pour vous aider dans la logistique de l’organisation de la fête. Demandez à tous les destinataires du mémo de vous contacter d’ici une semaine pour vous dire s’ils peuvent faire du bénévolat. Gardez une liste de toutes les personnes qui ont accepté d'aider.

Envoyez une deuxième note aux personnes qui se sont portées volontaires. Attribuez des tâches et des responsabilités à des personnes spécifiques ou à de petits groupes. Par exemple, placez un groupe chargé de sélectionner le menu alimentaire; un deuxième groupe chargé de faire circuler les invitations; un troisième groupe en charge des décorations, des cadeaux et des cadeaux. Continuez à diviser les tâches jusqu'à ce que tous les aspects de la fête soient couverts. Vous devrez peut-être recruter des volontaires supplémentaires si votre parti est grand, officiel ou plus complexe qu'un rassemblement occasionnel au bureau.

Dans le second mémo, annoncez un calendrier des réunions du comité des volontaires du parti, hebdomadaire ou mensuel, à organiser et à préparer. Planifiez la première réunion au moins quatre à six mois avant l'événement. Cela aidera à faire en sorte qu'aucun détail ne soit négligé et que tous les volontaires comprennent leurs responsabilités et leurs engagements en matière de temps. Planifiez les réunions pendant les heures de travail sur le site, mais assurez-vous qu'elles n'auront pas d'impact négatif sur le travail quotidien des bénévoles. Demandez à tous les volontaires de vous faire savoir s'ils assisteront à la réunion de lancement.

Utilisez des mémos pour assurer un suivi régulier avec tous les volontaires tout au long du processus de planification. Indiquez dans chaque mémo ce qui a été discuté à la dernière réunion et ce qui sera discuté à la prochaine réunion. Demandez aux volontaires de communiquer avec l’ensemble du groupe s’ils ont des idées, des suggestions, des questions ou des préoccupations afin que tout le monde connaisse parfaitement l’évolution du processus de planification.

Avant l'événement, envoyez un mémo à tous les membres de votre bureau ou de votre entreprise, remerciant les employés bénévoles pour leur travail de préparation à la fête. Cette expression de gratitude est importante pour les volontaires.

Conseils

Utilisez le langage traditionnel des affaires lors de la rédaction de mémos, même pour des événements amusants tels que des fêtes de Noël. Évitez d’utiliser des termes argotiques, des blasphèmes et un langage douteux lors de la rédaction de mémos.