Un grand livre immobilier suit les revenus et les dépenses associés aux biens immobiliers. Mettre en place un grand livre immobilier n’est pas très différent de la mise en place d’un autre type de grand livre. La première étape, quel que soit le type de grand livre que vous créez, consiste à décider de le faire manuellement ou à l’aide d’un logiciel informatisé. Il y a des avantages et des inconvénients pour les deux.
Garder un grand livre manuel peut sembler obsolète à l'ère de l'informatique, mais pour une petite entreprise ou un seul agent, cela peut sembler logique. Le principal avantage d'un grand livre papier est que vous pouvez tout voir en un seul coup d'œil, sans défilement ni recherche de la manière dont les pages peuvent être assemblées une fois imprimées. Les autres avantages sont de pouvoir l'emporter partout avec vous, de l'ouvrir à tout moment et de consulter vos entrées et de ne pas vous inquiéter des pannes informatiques qui détruisent vos données.
Les inconvénients des grands livres papier sont que vous devez ajouter et soustraire manuellement, ce qui peut facilement entraîner des erreurs. Elles peuvent également prendre plus de temps si vous devez entrer de grandes quantités de données. De plus, il n’ya pas de moyen facile de partager l’information avec d’autres. Vous ne pouvez pas envoyer rapidement par courrier électronique ou télécharger un grand livre.
Les avantages du logiciel sont les calculs automatiques, la saisie rapide et facile, la possibilité de partager rapidement les informations avec votre comptable ou avec d’autres personnes, et le fait qu’il existe plusieurs programmes spécialement conçus pour l’immobilier. En outre, vous pouvez souvent obtenir une assistance en ligne instantanée si vous avez des questions sur où et comment les éléments doivent être entrés.
Les inconvénients du logiciel sont que vous devez constamment créer une sauvegarde en cas de problème informatique, votre grand livre n'est pas aussi portable si vous ne possédez pas d'ordinateur portable, et il est souvent plus facile de mettre des chiffres dans les mauvaises colonnes que dans un papier. grand livre où vous pouvez voir la page entière.
Une fois que vous avez choisi la méthode qui vous convient, il est temps de choisir les catégories dans votre grand livre.
Cette étape est identique pour les ledgers papier et les ledgers logiciels. Toutefois, si vous achetez un logiciel tel que Real Estate Agent Accelerator, de nombreuses catégories seront déjà en place pour vous. Si tel est le cas, créez de toute façon une liste de catégories et ajoutez celles que le logiciel n'a pas encore ajoutées pour vous.
Si vous créez des catégories à partir de zéro, prenez un morceau de papier et créez deux colonnes, une pour les dépenses et une pour les recettes. Vous pouvez être aussi détaillé que vous voulez, mais évitez d'être trop général. Vous voudrez séparer certains flux de revenus aux fins de l’impôt, tels que les commissions et les bonus.
Pour la colonne des revenus, réfléchissez à tous les types de revenus que vous espérez recevoir et répertoriez-les. Assurez-vous et incluez également une catégorie "divers" ou "autre", car il y a toujours des éléments inattendus qui ne rentrent tout simplement pas ailleurs.
Faites de même pour les dépenses. Pensez aux différents types de dépenses que vous engagez et dressez-en une liste. Ils peuvent être combinés ou séparés à votre convenance, mais vous souhaitez conserver les éléments qui affectent vos impôts différemment dans leurs propres colonnes. Par exemple, vous pouvez avoir une liste pour les fournitures de bureau et une liste pour les produits de nettoyage, ou vous pouvez les combiner en une seule catégorie car elles sont toutes deux déduites de la même manière sur vos impôts (en tant que dépenses d’entretien). Demandez conseil à votre comptable fiscaliste, mais certains éléments que vous devriez probablement séparer sont les frais de déplacement et les achats importants tels que les véhicules, ces frais étant déduits différemment.
La dernière étape consiste simplement à remplir les parties supérieures des colonnes avec les catégories que vous avez créées et à commencer à créer des entrées sous chaque colonne au fur et à mesure de leur apparition.
Si vous utilisez un grand livre papier, il est souvent plus facile de dédier une moitié du livre aux dépenses et l'autre moitié aux revenus. La division claire entre les deux vous aidera à éviter les erreurs de saisie.
Si vous utilisez un tableur, vous pouvez envisager de créer deux fichiers distincts, l'un pour les revenus et l'autre pour les dépenses, afin d'éviter toute confusion. Certains programmes définissent automatiquement ces deux catégories pour vous, ce qui permet également d'éviter les erreurs.
