Il est utile de penser à un responsable administratif comme à une personne exerçant de nombreuses fonctions différentes, qui appartiendraient normalement à différents départements d'une grande entreprise. Un responsable peut gérer le budget, la paie, les achats, la formation, la publicité, le marketing, la gestion des stocks et des performances. De nombreux types d’expérience en affaires aideront une personne à réussir à ce poste.
Les politiques et les procédures
Cette personne conseille les professionnels de l’organisation sur les politiques et les procédures. Par exemple, un responsable lit des manuels d’exploitation pour comprendre les pratiques en matière de ressources humaines, de gestion, de production et autres éléments de l’entreprise. Cette connaissance de l’information technique permet à un responsable de donner des conseils sous forme de formation, de mémorandums internes et de consultations avec les responsables et les employés. Cette personne est une bonne source de suggestions sur la manière d’améliorer les politiques et les procédures en raison de sa perspective globale.
Projets spéciaux
Grâce à une compréhension large d'une organisation, une personne peut assumer des projets spéciaux et des communications à la fois à l'intérieur et à l'extérieur d'une organisation. Dans un organisme gouvernemental, par exemple, un responsable peut travailler avec des parties internes et externes pour trouver une solution à un problème, tel qu'un problème de service à la clientèle. En facilitant la communication entre groupes ayant des besoins divers, un responsable profite à l'organisation. Les résultats de ce type de projet entraîneront des modifications des opérations mises en œuvre par les responsables de différentes fonctions de l'entreprise.
Coordination
Dans une petite ou une grande organisation, un responsable administratif peut coordonner divers services. Par exemple, ce gestionnaire peut être amené à négocier des contrats ou à coordonner des services prenant en charge une activité principale. Par exemple, une personne du service des transports d’un système scolaire qui organise différents services pour soutenir le parc d’autobus, comme l’achat de véhicules neufs, l’assurance de véhicules, le service de commande et les pièces de rechange des autobus.
Degré de responsabilité
Une personne pourrait avoir plus de devoirs en fonction du degré de responsabilité. Ce poste pourrait consister à superviser les employés de première ligne, les cadres moyens, y compris les supérieurs hiérarchiques ou les cadres supérieurs. À chaque niveau de la hiérarchie de la direction, un responsable assume plus de responsabilités, ce qui nécessite plus de formation et d’expérience. Dans certaines organisations, un responsable administratif peut exécuter la plupart des fonctions de l'entreprise, tandis que des spécialistes exécutent les activités de programme principales. Un collège universitaire, par exemple, pourrait avoir un doyen et une grande faculté, mais un seul chef d'entreprise.
