Un barbecue est un excellent moyen de collecter des fonds pour soutenir une organisation ou une œuvre de bienfaisance, tout en offrant aux personnes la possibilité de participer à une activité peu coûteuse et conviviale pour les familles. En fonction du temps dont vous disposez et du nombre de personnes auxquelles vous souhaitez assister, vous aurez peut-être besoin d'un réseau de soutien plus important composé de bénévoles et de vendeurs locaux offrant des dons en nature. Commencez à planifier l’événement quelques mois à l’avance afin de disposer de suffisamment de temps pour coordonner l’alimentation et la logistique.
Déléguer différentes tâches
Réfléchissez aux différentes priorités pour le barbecue et trouvez une personne responsable de chaque tâche. Vous voudrez peut-être que quelqu'un soit en charge des décorations, de la promotion de l'événement, de la vente des billets ou de la supervision de l'achat et de la préparation des plats et des boissons. Certains de ces bénévoles peuvent avoir besoin de plus d'aide, alors soyez prêt à recruter plus de bénévoles pour servir chaque comité.
Établir un objectif de collecte de fonds
Avant de commencer à organiser le barbecue, décidez combien d’argent vous devez collecter. Ensuite, vous pouvez travailler en arrière à partir de là. Par exemple, si vous décidez de collecter 1 000 dollars, déterminez le nombre de billets que cela représente. Travailler à reculons par rapport à votre objectif vous aide à déterminer dans quelle mesure vous avez besoin de promouvoir l’événement et combien vous devez payer pour chaque assiette de nourriture.
Trouver des sponsors et des donateurs
Recherchez des donateurs et des sponsors potentiels afin de pouvoir démontrer de manière convaincante que votre organisation est alignée sur leurs valeurs. Appelez à l'avance pour parler avec le responsable et lui dire que vous souhaitez venir la voir pour lui parler de votre organisation. Parlez-lui brièvement de votre cause et dites que vous aimeriez trouver des moyens de travailler ensemble. Elle peut faire un don de fournitures elle-même. Si vous recherchez un parrainage d'entreprise, demandez un montant spécifique. Présentez aux entreprises locales un package de parrainage incluant le nom de leurs entreprises dans du matériel publicitaire et promotionnel. Lorsque vous demandez des dons d’épiceries et de boucheries, essayez de rester local. Les magasins de quartier veulent souvent prendre en charge des événements communautaires. Commencez par les entreprises locales indépendantes et parlez-leur de votre organisation et de votre objectif de faire de cet événement une grande fête communautaire. Essayez également de vous adresser aux boulangeries locales, aux distributeurs de viande en gros et aux cafés. Offre de promotion des entreprises en échange de biens et de services. Par exemple, si une entreprise locale de croustilles donne des sacs de croustilles pour la collecte de fonds, faites de petits signes sur la table des croustilles exprimant sa gratitude pour le soutien de cette entreprise.
Choisissez un bon emplacement
Trouvez un bon lieu avec beaucoup de places de parking. Vous voulez probablement un espace extérieur avec suffisamment de place pour les tables, à une distance suffisante du lieu où les fumeurs et les grillades seront installés. Envisagez un endroit avec des toilettes accessibles et un espace pour organiser l’événement. Un parc public bien aménagé est un bon choix. Que vous choisissiez de servir la nourriture à l'intérieur ou à l'extérieur, choisissez un endroit décontracté, car un barbecue est rarement un événement formel. Si vous organisez le barbecue à l'intérieur ou choisissez un emplacement de secours pour un jour de pluie, choisissez un emplacement avec un accès facile à une zone de cuisson en plein air. La collecte de fonds pourrait avoir lieu dans une salle paroissiale, un centre communautaire, le siège du club social local ou le gymnase de l’école.
Promouvoir largement l'événement
En plus des tracts et des affiches, faites la promotion du barbecue dans les journaux locaux et sur les blogs axés sur la communauté. Rédigez un communiqué de presse décrivant votre cause caritative et les types d'aliments que vous aurez au barbecue. Indiquez clairement le prix du billet, l'heure et le lieu. Inclure une date de pluie si applicable. Dressez la liste des noms de vos sponsors à la fin du communiqué de presse. Incluez également une méthode permettant aux personnes de faire un don directement à l'organisation.
Louer un grill
Les locations d'équipements tels que les grils et les fumeurs sont souvent facturées à des prix journaliers et hebdomadaires. Les sociétés de location de matériel de fête ont souvent des grils et certaines régions ont des sociétés spécialisées dans la location de grils et de fumeurs. Si vous décidez d'engager des traiteurs de barbecue, ils disposeront de leurs propres grils et fournitures. Alternativement, vous pouvez recruter des maîtres de gril volontaires souhaitant apporter leur propre équipement.
La nourriture
Commandez à l'avance de la viande auprès d'une boucherie, d'une épicerie ou d'un grossiste spécialisé. Réservez votre commande au moins une semaine avant l'événement. Si vous cuisinez du poulet barbecue pour la collecte de fonds, attendez environ une heure et demie pour la cuisson. Les poulets peuvent être divisés en deux et une grande collecte de fonds pour le barbecue pourrait viser à vendre au moins 300 moitiés. Commencez à cuisiner avant l'heure officielle, de sorte que la nourriture soit prête lorsque les gens commencent à arriver. Des plats comme les haricots, le pain de maïs, la salade de chou et la salade de macaronis peuvent être préparés à l'avance. Chaque membre du comité des aliments et des boissons peut prendre la responsabilité d’un ou deux plats d’accompagnement et les préparer à la maison ou les acheter dans les quantités nécessaires. Le maïs en épi est un autre plat d'accompagnement classique. Les épis de maïs doivent être cuits sur le gril le jour de la fête.
