La documentation fait partie de la vie quotidienne dans le monde de la collecte de données personnelles, financières et générales, et par conséquent, il est tout à fait normal que des audits périodiques des méthodes de traitement des documents soient effectués. L'audit montre quelles mesures sont mises en œuvre, quelles méthodes doivent être changées et comment procéder.
Procédure de passation des marchés
Une organisation devrait vérifier périodiquement si sa procédure d’achat de documents est respectée. L’audit peut indiquer si l’organisation possède actuellement une méthode de gestion de la documentation, si les documents nécessaires sont approuvés par le personnel autorisé et si les modifications apportées à la documentation sont gérées avec efficacité. Cette partie de la vérification peut également montrer à quel point les documents sont accessibles.
Stockage de documents
Les documents peuvent être stockés sous forme de copie papier ou de fichiers informatiques. L’audit peut indiquer si les systèmes de stockage des enregistrements sont configurés en fonction des besoins de l’organisation. L’audit doit également indiquer la durée de conservation des documents sur papier et des documents informatiques. L’audit doit déterminer si les documents sont maintenus en bon état et protégés contre les dommages, la détérioration ou la perte.
Description des documents
L’audit doit vérifier la manière dont les documents sont décrits dans le système de classement d’une organisation. La documentation peut être répertoriée par nom, numéro ou sous forme descriptive. Un document peut avoir une description courte et pertinente pour faciliter sa localisation. L’audit doit indiquer si les documents sont systématiquement classés par numéro de version et date de révision.
