Vous présenter en face à face est simple car il existe une convention bien établie à suivre. Invariablement, vous serrerez la main de votre nouvelle connaissance et lui direz votre nom. Atteindre par courrier électronique est plus difficile. Quelle est la salutation appropriée? À quel point devriez-vous être formel? Comme pour toute communication professionnelle, vous devez respecter certaines règles pour que votre message reste professionnel.
Fabriquer une ligne d'objet convaincante
Étant donné que votre message peut faire concurrence à 500 autres personnes dans la boîte de réception du destinataire, vous devrez créer un objet qui encouragera le destinataire à ouvrir votre courrier électronique. Mentionnez ici que quelqu'un vous a référé - «Jennifer Williams m'a suggéré de vous contacter» - car la familiarité pourrait encourager votre prospect à cliquer. Ou, vous pourriez mentionner le but de votre email. "Se renseigner sur vos services de restauration" devrait inciter le destinataire à cliquer. Conservez la ligne de sujet sous 30 caractères pour la rendre lisible sur un smartphone.
Utilisez un message d'accueil formel
Le courrier électronique est reconnu comme un moyen de communication moins formel que les lettres commerciales et vous pourriez être tenté d'adresser votre destinataire de manière informelle, par exemple, «Bonjour David». Cela vous convient si vous connaissez la personne ou s'il travaille dans un secteur informel. ce n'est pas approprié si vous écrivez à quelqu'un dans un secteur conservateur comme celui des finances ou du gouvernement. En cas de doute, «Cher M. Matterson» ou simplement «M. Matterson "fonctionnera très bien.
Présentez-vous
Indiquez votre nom, le titre du poste et d'autres informations pertinentes pour le destinataire. Vous avez ainsi la possibilité de créer un lien humain avec le destinataire, par exemple en mentionnant une école, un lieu de travail ou une industrie que vous avez en commun. Par exemple, vous pourriez écrire: «Je m'appelle Sonia Jindal. Je suis un collègue de UCLA qui travaille dans le graphisme. »Mentionner une connaissance commune est un atout, car le destinataire peut être plus réceptif si vous avez été référé par une personne de confiance et de confiance.
Expliquez ce que vous voulez
Expliquez pourquoi vous écrivez. Gardez votre message clair et concis pour éviter les malentendus. «Je travaille pour la société ABC et j'aimerais vous parler d'un événement que nous lançons» vaut mieux que «Des nouvelles excitantes de notre nouvel événement!» Incluez un appel à l'action clair en indiquant au destinataire ce que vous souhaitez qu'il se passe suivant. Pour planifier un appel de suivi, par exemple, vous pouvez écrire: «Je voudrais planifier un appel pour discuter plus en détail de la question, car nous avons un grand potentiel de collaboration. Lundi après-midi travaillerait-il pour vous?
Terminez avec gratitude
Merci à la destinataire pour son temps et son attention. Les courriers électroniques qui se terminent avec gratitude reçoivent une augmentation de 36% du taux de réponse moyen. Les bonnes options incluent «merci d'avance», «merci beaucoup pour votre temps» ou simplement «merci». Déconnectez-vous avec votre nom et vos coordonnées.
N'oubliez pas de modifier
Assurez-vous de relire votre courrier électronique avant de l'envoyer. Vous n'avez qu'une seule chance de faire une première impression, et des fautes d'orthographe peuvent vous donner une apparence peu professionnelle. Assurez-vous également que votre grammaire est parfaite et que vous utilisez des phrases complètes et une écriture formelle, plutôt que d'utiliser des abréviations et des expressions que vous pouvez utiliser avec des amis mais pas avec un patron.
Il peut être utile d’imprimer la lettre et de la lire à voix haute. Si vous avez quelqu'un autour de vous, demandez à un ami ou à un membre de votre famille de lire également ce que vous avez écrit.
