L'expression «mémo interne» est l'abréviation de «mémo interne». Les mémos internes sont utilisés pour diffuser des informations et adresser de nombreuses demandes à des personnes appartenant à une entreprise, à un service ou à une équipe. Les mémos internes attirent l'attention sur les problèmes et les résolvent parmi une myriade d'autres fonctions utiles dans une organisation.
Conseils
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Lorsque vous écrivez un mémo interne, restez simple et allez droit au but.
Pourquoi devriez-vous écrire un mémo interne?
Un mémo interne est un moyen efficace pour atteindre rapidement et efficacement de nombreuses personnes dans une organisation. Avec un mémo, vous pouvez facilement effectuer les opérations suivantes:
- Clarifier ou analyser un sujet.
- Faire des recommendations.
- Définir des rappels.
- Donner des instructions.
- Transmettre des matériaux.
- Faire des annonces.
- Émettre des rapports.
- Demander des contributions.
- Demander des approbations.
La clé d'un mémo interne efficace reste simple. Votre message doit être concis et livré dans un format simple qui le communique clairement. Un échantillon de mémorandum interne pourrait transmettre les résultats d’une enquête menée à l’échelle de l’entreprise sur les déjeuners à la cafétéria et sur le nouveau menu amélioré.
Comment formater un mémo interne?
Vous pouvez créer rapidement votre modèle de mémo dans Word ou rechercher un exemple de mémorandum interne en ligne. L'intitulé d'un mémorandum interne comporte quatre éléments clés. Le premier est le destinataire ou les destinataires du mémo, précédé de «À». Le second est la source du mémo, précédé de «DE». Le troisième est la date, précédé de «DATE» et le quatrième composant est le sujet de la note de service, précédée de «SUJET».
Vous devez utiliser les titres et les noms des destinataires. Par exemple, si Tom Maxwell est le président, il devrait alors figurer dans la liste «Tom Maxwell, président». S'il y a trop de noms, vous pouvez utiliser «Tout le personnel» ou «Chefs de département» par souci de brièveté. Vous devez également vous identifier comme source du mémo. Votre nom et votre titre suivent l’en-tête «DE». Vous n’avez pas à vous déconnecter à la fin du mémo, mais vous pouvez ajouter vos initiales à côté de votre nom comme forme d’authentification.
Le sujet de la note devrait être descriptif de son contenu. Plutôt que d'utiliser des termes généraux tels que «Politique», vous devriez écrire une phrase courte telle que «Nouvelle politique en vigueur le 1er juin 2018».
Comment rédigez-vous le message d'un mémo interne?
Un modèle de mémo dans Word peut vous donner des conseils sur la mise en forme, mais pas sur le contenu. En règle générale, soyez toujours concis. Votre mémo interne doit comporter une introduction d’un paragraphe qui décrit l’objet du mémo. Ensuite, vous devriez décrire ce qui a motivé le mémo. Concentrez-vous uniquement sur ce que les destinataires doivent savoir et sur les actions à entreprendre en réponse au mémo. Vous ne savez toujours pas quoi écrire? Suivez cet exemple de mémorandum interne ci-dessous:
Date: 1er décembre 2018
De: Maria Ruben
Au personnel
Objet: Nouvelles heures d'ouverture à compter du 1er janvier 2019
Le présent mémo a pour but d'informer le personnel que les heures d'ouverture du gymnase de l'entreprise sont en train de changer. Suite aux demandes de nombreux employés, nous avons décidé de prolonger les heures de bureau au-delà des heures de bureau habituelles pour les personnes susceptibles de faire des heures supplémentaires sur le nouveau projet de développement. Le gymnase sera désormais ouvert de 6h00 à 23h00. S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou des commentaires.
Maria Ruben
Directeur principal des ressources humaines
Assurez-vous toujours de terminer votre mémo sur une note courtoise et offrez de l'aide, si nécessaire. Terminez votre mémo interne par un bref résumé reprenant les points essentiels et clôturez avec un appel à l’action.
Que le mémo fournisse de bonnes ou de mauvaises nouvelles, il est toujours préférable d'être poli, précis, pertinent et d'aider les employés qui travaillent fort et qui pourraient en avoir besoin. Si vous rencontrez des difficultés de mise en forme ou de formulation, essayez d’examiner certains modèles de mémo en ligne pour Word, puis procédez comme suit.
