Il peut parfois être difficile d'imposer de l'ordre et de la discipline à une réunion d'association de copropriétés. Surtout si des dépenses majeures ou un changement de règles sont en cours de discussion, vous pouvez être confronté à de nombreux points de vue différents et à l'absence de consensus sur la voie à suivre. Il est important de respecter la procédure de réunion appropriée afin que tout le monde puisse être entendu et que les décisions puissent être prises efficacement. Vous devez également lire les règles de votre état concernant les associations de copropriétés et vous assurer de respecter les procédures légales en matière de conduite des réunions.
Sollicitez des points à l'ordre du jour de la discussion avec tous les membres du conseil afin de vous assurer que toutes les questions en suspens sont traitées.
Rédigez et distribuez un ordre du jour bien avant la réunion, ainsi que le compte rendu de la réunion précédente. Cela peut être plus efficace si vous avez l'adresse électronique de chaque propriétaire pour assurer une distribution efficace. L'ordre du jour doit préciser l'heure et le lieu de la réunion et exactement ce qui sera discuté. Il devrait contenir des motions explicites sur des questions de fond.
Assurez-vous d'avoir une secrétaire pour rédiger les procès-verbaux lors de la réunion. De cette façon, les actions approuvées lors de la réunion seront correctement enregistrées et peuvent être effectuées.
Prévoyez une courte période au début de la réunion pour socialiser et prenez un café ou un autre rafraîchissement à portée de main. Cela permet aux propriétaires de se mélanger et crée une atmosphère plus coopérative et conviviale.
Mettez la réunion en ordre avec une déclaration indiquant que les travaux formels vont maintenant commencer. Assurez-vous d’avoir l’attention de tous avant de passer à l’activité actuelle.
Approuver le procès-verbal de la réunion précédente, tel quel ou avec les amendements acceptés par les membres.
Présentez tous les rapports des officiers qui sont nécessaires pour informer les propriétaires de toute mesure prise en leur nom depuis la dernière réunion.
Passez au premier point d’affaires. Énoncez la motion et demandez la discussion. Les membres devraient être reconnus par le président avant de parler. Ce système garantit que la discussion ne dégénère pas en une stratégie improductive, ce qui peut se produire si les émotions montent à propos d’un problème de condos particulier.
Déplacez la motion, telle qu'énoncée ou amendée par la discussion, puis passez au vote.
Assurez-vous que le secrétaire d'assemblée note le libellé exact de la motion et le résultat du vote avant de poursuivre. Cette motion guidera ensuite les actions ultérieures de l'association sur cette question particulière.
Travailler à travers chaque élément de cette façon.
