Une association de propriétaires est un groupe qui gère le quartier. Il surveille les alliances et applique les règles dans le quartier. Il gère également les finances de la communauté, ainsi que des services tels que l'entretien et l'aménagement paysager. De nombreuses associations organisent des réunions du conseil d'administration régulièrement et des réunions à l'échelle de la communauté au moins une fois par an.
Appelez la réunion à l'ordre. C'est le président de l'association qui devrait le faire. C'est un signe pour que la pièce devienne silencieuse et que les affaires officielles commencent.
Établir un quorum. Une majorité des membres du conseil d’administration doit être présente à la réunion pour que tout vote puisse avoir lieu. Un quorum est établi au début et enregistré par le secrétaire.
Approuver le procès-verbal de la réunion précédente. Les membres du conseil ont généralement reçu des copies du procès-verbal de la dernière réunion précédant le début de la réunion. Le procès-verbal est approuvé par un membre du conseil d’administration qui propose une motion, appuyée par un autre membre et tous les autres membres du conseil d’administration votant.
Passez en revue le rapport financier.Le trésorier de l'association couvrira des points importants concernant les finances de l'association, y compris le montant des cotisations perçues ainsi que les dépenses depuis la dernière réunion.
Écoutez le rapport du responsable. Il s’agit des informations fournies par le responsable de la communauté sur tout ce qui s’est passé dans la communauté depuis la dernière réunion, ainsi que sur tout élément d’intérêt qui devrait être porté à la connaissance du conseil d’administration pour son action ou son vote.
Évaluez tous les rapports de comité. Dans les grandes associations de communautés en particulier, il y aura des comités pour différentes tâches au sein de la communauté, telles que la publication d'un bulletin d'information, l'organisation d'activités ou la gestion des tâches de maintenance. Ces rapports sont brièvement résumés au cours de la réunion.
Réexaminez toute vieille affaire qui n'est pas encore terminée ou qui attend une décision finale du conseil.
Demandez des rapports sur toute nouvelle affaire qui doit être portée à l'attention du conseil. Ces tâches peuvent être votées lors de la réunion ou déposées et ajoutées à l'ordre du jour de la prochaine réunion prévue.
Ouvrez la parole aux commentaires des membres de l'association. Pendant ce temps, tout membre ayant une préoccupation, une plainte ou une suggestion peut venir se faire entendre par les membres du conseil.
Ajustez la réunion en annonçant l'heure et le lieu de la prochaine réunion et en mettant officiellement fin à la réunion en cours.
Conseils
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Avant la réunion, remettez aux membres du conseil les rapports qui devront être approuvés. Cela permettra de gagner du temps lors de la réunion.
