Le dictionnaire Webster définit une lettre comme un message écrit ou imprimé destiné à un individu ou à un groupe, généralement envoyé par courrier. Bien sûr, à notre époque électronique, de nombreuses lettres sont transmises par courrier électronique, soit dans le corps du message, soit en pièce jointe. Malgré cette tendance, les lettres commerciales ont toujours des fonctions traditionnelles. Il est donc essentiel que les gens du monde des affaires connaissent ces fonctions afin de faire bonne impression auprès de leurs collègues.
Ventes
Kenneth Zimmer, professeur émérite à la School of Business and Economics de la California State University, et Sue C. Camp, professeure associée au Gardner-Webb College's, ont déclaré Kenneth Zimmer, professeur émérite, aux États-Unis. École de gestion de Broyhill. De plus, Zimmer et Camp affirment que la plupart des lettres commerciales sont en réalité des lettres de vente, leur but étant de promouvoir la vente de biens ou de services aux destinataires. Les lettres de vente ont cinq objectifs principaux:
- Pour attirer l’attention du destinataire.
- Établir une relation amicale avec le destinataire.
- Faire appel aux motivations d'achat du destinataire.
- Pour convaincre le destinataire d'agir.
- Donner au destinataire l'occasion d'agir.
Relations publiques
L’objectif de toute entreprise de relations publiques est d’influencer les croyances, les attitudes ou les actions d’un public cible. C'est le cas d'une lettre de relations publiques, expliquent Melvin L. DeFleur et Everette E. Dennis, coauteurs de «Comprendre la communication de masse: la perspective des arts libéraux». L'objectif principal de la lettre de relations publiques est d'influencer de manière positive l'opinion de l'entreprise sur l'entreprise. ou organisation.
Quelques exemples de lettres de relations publiques sont celles qui s'efforcent d'atteindre les objectifs suivants:
- Promouvoir une nouvelle entreprise.
- Invitez les clients à ouvrir des comptes de facturation.
- Merci aux clients pour leurs affaires.
- Accueillez des clients potentiels dans la communauté.
- Annoncez une vente ou un service spécial.
- Offrir des incitations à utiliser les services de l'entreprise.
Demandes et réponses
Les lettres commerciales les plus courantes font une demande ou répondent à une, Zimmer et Camp State. Les exemples de lettres de demande incluent la réservation d'une salle de réunion, la demande d'un devis, les relevés de facturation et la prise de rendez-vous. Néanmoins, Zimmer et Camp indiquent que ces lettres de routine «ne doivent pas être traitées systématiquement». Par conséquent, vous devez suivre certaines directives lorsque vous soumettez une demande ou répondez à une:
- Fournir des informations complètes.
- Ne faites jamais de demandes déraisonnables.
- Soyez précis et précis.
- Ne soyez jamais discourtois.
Réclamations et ajustements
Les clients se plaignent parfois d'un service ou de produits défectueux. Lorsque cela se produit, les entreprises doivent réagir en négociant avec les clients afin de procéder à un ajustement. De plus, les entreprises écrivent également des lettres de réclamation, par exemple lorsqu'un fournisseur ne parvient pas à envoyer le bon produit ou ne l'envoie pas du tout. Cependant, Zimmer et Camp disent que, qu’il s’agisse de répondre à une demande ou d’un ajustement, vous devez vous rappeler les règles suivantes:
- Assurez-vous que vous avez tous les faits.
- Soyez précis et complet lors de la description de la demande.
- Évitez d'être accusateur, menaçant ou exigeant..
- Soyez courtois.
- Suggérez une solution raisonnable qui convienne à toutes les parties concernées.
Communications sociales
Féliciter les travailleurs du monde des affaires lors d'occasions spéciales est une «courtoisie et une tradition communes», écrivent Zimmer et Camp. Les employeurs devraient également envoyer des lettres de condoléances lorsqu'un collaborateur subit une perte ou une tragédie, répondre promptement aux invitations officielles, reconnaître les départs à la retraite et exprimer sa gratitude pour des cadeaux, des invitations ou un traitement de faveur. En ne reconnaissant pas de telles circonstances, la société est mal interprétée.
Assurez-vous de formater les lettres correctement:
- Utilisez le papier à en-tête de l'entreprise.
- Alignez la date de la correspondance à droite de la page.
- Placez le nom du destinataire, le titre officiel et l’adresse au bas de la page, alignés à gauche.
- Suivez la salutation avec une virgule, pas un deux-points, par exemple: Cher M. Jones,
- Double espace entre la salutation et le premier paragraphe de la lettre et entre chaque paragraphe. Cependant, ne séparez que le corps de chaque paragraphe.
- N'incluez pas d'initiales de référence, de notations de copie, etc.
