Des plans de communication efficaces ajoutent de la valeur aux organisations et font souvent la différence entre le succès et l’échec des programmes. Mais qu'est-ce qu'un plan de communication efficace? La communication est définie comme "un processus par lequel des informations sont échangées entre des individus à travers un système commun de symboles, de signes ou de comportements". Une planification efficace de la communication aide à surmonter les obstacles en créant un langage commun et en encadrant le message. Ces plans vous aident à organiser une hiérarchie de messages clés et à identifier les spécificités de votre auditoire en termes de timing et de diffusion.
Planifiez pour communiquer efficacement
Des plans de communication efficaces préparent le terrain pour gérer le message, obtenir des résultats et mesurer le succès. Les plans identifient les bases de qui, quoi, où, pourquoi et comment pour tout projet, programme ou entreprise de communication. Créer un plan vous oblige à réfléchir à vos objectifs et à anticiper les réactions, y compris les obstacles, avant de vous rendre au public. Un plan de communication concentre également vos efforts en fournissant un contexte, en établissant des priorités et en développant l'alignement. Il vous permet de développer un message cohérent qui crée une dynamique et est adapté au support utilisé.
Construire le plan
Bien que les plans de communication varient en taille, en fonction de leur portée et de leur objectif, certains composants clés incluent: Analyser la situation. Quel est le problème ou la possibilité qui existe? Comment l'industrie ou la société évolue-t-elle? Lancez-vous quelque chose de nouveau? Avez-vous des données de recherche ou d'enquête? Est-ce une situation d'urgence ou de crise? Les facteurs économiques ou politiques sont-ils pertinents? Quelle est l'histoire? Identifier le public primaire et secondaire. Quelle est la taille de votre public? Quelle est leur connaissance de la situation? Comment seront-ils effectués? Sont-ils réceptifs? Rationaliser le message. Pourquoi ont-ils besoin de ce message? Influencez-vous votre public? Leur demander d'agir? Vont-ils y résister? Y a-t-il des couches dans le message? Déterminer la distribution. Comment allez-vous atteindre votre public? Les groupes peuvent-ils vous aider à communiquer ce message? Quel média correspond à votre message? Combien de temps faut-il sortir? Quelle est la préférence de votre public? Fixer des objectifs. Qu'essayez-vous de réaliser? Comment saurez-vous si vous y parvenez? Est-ce mesurable? Combien de temps cela devrait-il prendre? Quel est votre budget? Mesurer les résultats. Avez-vous atteint vos objectifs? Y a-t-il d'autres étapes nécessaires? Avez-vous besoin de mesurer sur une période de temps?
Types de plans de communication
Selon votre entreprise, les plans de communication se trouvent généralement à différents niveaux de l'organisation. Du point de vue de l'entreprise, le plan met l'accent sur la vision, la mission et les stratégies de l'entreprise. Cela pourrait également inclure la stratégie de marque de l'ensemble de l'organisation. Au niveau des produits, les plans de communication peuvent aider à lancer un produit, à étendre une gamme de produits, à développer une marque ou à augmenter sa part de marché. Le groupe de relations publiques cherche ce qui est digne d'intérêt et comment utiliser les médias pour toucher plusieurs marchés. Il peut également inclure des communications de crise, ainsi que des relations avec la communauté. En ressources humaines, l'accent est mis sur la communication avec les employés. Comment pouvons-nous transmettre des informations à nos employés sur les stratégies, les programmes, les changements et la formation? Pour les relations avec les investisseurs, l’objectif est d’obtenir un intérêt financier dans la société, de renforcer sa réputation dans cette communauté et d’augmenter ses notations.
Faire passer le mot
Avec la croissance des médias, les communicateurs ont beaucoup de choix, mais connaître votre public est essentiel. Demandez à vos marchés ce qu’ils utilisent fréquemment. Déterminez ce que votre message nécessite. Est-ce urgent? Avez-vous besoin de commentaires? Vous construisez une communauté? Chacune d’elles conduirait à un système de distribution différent. Dans de nombreux cas, plusieurs véhicules de communication sont nécessaires pour que le message parvienne à votre marché. Les canaux de distribution courants sont les suivants: Emails Réunions Médias sociaux (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Sites Web / blogs Bulletins / Journaux Présentations Communiqués de presse Lettres Publications Manuels Supports Télévision Radio Vidéos Vidéos Webinaires / Diffusions Web Séances de formation
Obstacles à des plans de communication efficaces
Une différence dans la façon dont nous parlons, lisons et pensons est un facteur clé d’une communication inefficace. Nous parlons environ 100 mots à la minute, nous lisons à peu près 200 mots à la minute mais nos pensées fonctionnent à plus de 500 mots à la minute. Cela signifie que nous pouvons facilement nous laisser distraire. Ajoutez à cela notre liste croissante d'e-mails entrants, le nombre croissant de sources de média traditionnelles et en ligne et nos réunions apparemment sans fin. Un plan efficace doit s'attaquer à ces problèmes en rassemblant des informations sur vos groupes d'intérêts spécifiques, en obtenant des informations en retour et en appliquant ces données pour élaborer des messages efficaces. Cela signifie souvent que ce message doit être transmis dans de nombreux formats au fil du temps.
