Les missives rédigées avec précision émises par le bureau du coin constituent un édit à une personne, mais la réalité est que la plupart des lieux de travail fonctionnent plus efficacement - et avec un meilleur moral - lorsque les patrons favorisent la communication en équipe. Un certain nombre de stratégies existent pour renforcer cette communication entre collègues.
Vision, valeurs et adhésion
Les énoncés de mission, de vision et de valeur aident à rassembler une équipe autour des grandes idées qui régissent leurs activités et veillent à ce que tout le monde soit sur la même page - une première étape cruciale vers la promotion de la communication, selon Susanne Gaddis, Ph.D., une professionnelle certifiée en expression orale. et PDG de The Communications Doctor. Mais il ne suffit pas de parler le même langage d'entreprise. "Pour créer une équipe efficace, tous les membres de votre équipe doivent les comprendre et y adhérer", déclare le Dr Gaddis. Et cela est aussi fondamental que des collègues qui "acceptent un ensemble de comportements qui aideront plutôt que de nuire à l'organisation", dit-elle.
Comprendre et adapter les différences de style
Parmi ces comportements qui aident: comprendre et adapter les différences de style. Prenez, par exemple, Arthur en comptabilité et Chloe en création. «Si une personne créative, sans délai, travaille avec une personne extrêmement organisée et extrêmement structurée, elle doit parler dès le départ du niveau de communication nécessaire», a déclaré le Dr Gaddis. Ils devront également se mettre d'accord sur les canaux qu'ils utiliseront pour se tenir mutuellement au courant - appels téléphoniques quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, messages texte ou réunions en face-à-face, dit-elle. Et parfois, en tant qu'entraîneur et / ou chef, vous devrez organiser - et peut-être même guider - la discussion initiale.
Faire un reconnaissant en trois étapes
Fournissez - et encouragez les collègues à fournir - un retour d’information en trois étapes, explique le Dr Gaddis. Voici comment ça fonctionne:
- Étape 1: dites "merci!"
- Étape 2: Informez les membres du personnel de ce qu’ils ont fait qui importait.
- Étape 3: Indiquez-leur quel est l’impact de leur comportement sur l’organisation.
Exemple: "Merci, Rita, d'avoir partagé le bon article que vous avez trouvé sur la création d'une équipe efficace. Les idées ont déjà eu un impact considérable sur la façon dont je communique avec mon équipe", a déclaré le Dr Gaddis.
Repenser les réunions d'équipe
Organisez des réunions stand-up ciblées pour favoriser la communication au sein de l’équipe - au lieu des réunions traditionnelles, induisant le sommeil ou assis. Certains les appellent "mêlées" et il y a même une "alliance Scrum" qui offre des conseils, une formation et une certification dans le sens de la mêlée. L'idée: des "réunions" circulaires se tiennent une fois par jour pendant 15 minutes maximum et tous les participants doivent y contribuer. Selon Renee Mzyk, directrice des opérations de Scrum Alliance, ce qu’ils ont accompli depuis la dernière mêlée quotidienne, ce qu’ils entendent accomplir d’ici à la prochaine mêlée quotidienne et les obstacles qui s’opposent à leur progrès. Mais c'est définitivement ne pas une réunion de planification ou une discussion technique - les deux peuvent s’enliser dans les détails et mettre un terme aux communications efficaces entre les équipes.
Parler le bon langage corporel
Rien ne dit "je me fiche de ce dont vous parlez" comme envoyer un texto ou croiser les bras lorsque les autres membres de l'équipe ont la parole. Essayez plutôt ces techniques, proposées par Carol Kinsey Goman, Ph.D., conférencière principale, coach exécutive et experte en médias sur l'impact du langage corporel sur le lieu de travail. Elle est également blogueuse sur le leadership chez Forbes et auteure de «Le langage silencieux des leaders: comment le langage corporel peut aider - ou blesser - comment vous dirigez»:
- Faites face aux gens directement (cœur à cœur). Même un quart de tour signale votre manque d’intérêt et force l’enceinte à fermer, explique le Dr Goman.
- Éliminez les obstacles entre vous et les autres participants. Téléphones, papier - tout ce qui bloque votre vue. Ou mieux encore, sortez de votre bureau et asseyez-vous à côté d'eux.
- Maintenir un contact visuel positif. Un plus grand contact visuel conduit presque toujours à un plus grand goût et à une plus grande inclusion. Déplacer votre regard ou balayer la pièce indique que vous n'écoutez pas.
- Utilisez les mains en avant et les bras ouverts lorsque vous parlez. Ces signes silencieux de crédibilité et de franchise sont perçus plus positivement que les bras croisés et les mains cachées ou proches du corps, explique le Dr Goman.
- Synchronisez votre langage corporel avec la personne avec laquelle vous traitez. Associez subtilement le stand, les positions des bras et les expressions du visage de l'autre personne - cela signifie que vous êtes connecté et engagé.
Évitez la "pensée de groupe"
Qu'ont en commun Pearl Harbor, l'invasion américaine de la Corée du Nord et l'invasion de la baie des Cochons par Cuba? Ces "fiasco" historiques, comme le dit l'auteur Irving L. Janis, ont peut-être été provoqués par l'exclusion des voix dissidentes des discussions sur la planification gouvernementale dans une approche imparfaite qu'il a appelée "Groupthink". D’autre part, des succès politiques tels que la crise des missiles cubains et le plan Marshall témoignent de la valeur d’autres points de vue, selon Janis. L'essentiel: susciter la dissension au sujet de nouvelles idées ou de nouvelles politiques peut très bien favoriser la communication en équipe en attirant des participants réticents - et vous aider à prendre de meilleures décisions - alors encouragez-le.
Passer le regard renfrogné
Évitez les sourcils noirs ou les sourcils froncés pendant les discussions, car ces réactions ne favorisent pas non plus la communication en équipe. D'une part, lorsque vous froncez les sourcils, "les participants penseront probablement que vous n'aimez pas ce que vous venez d'entendre - et garderez leurs opinions pour eux-mêmes", a déclaré le Dr Goman. "En fait, chaque fois que vous affichez un affichage non verbal de colère, d'irritabilité ou de contrariété, les gens sont plus susceptibles de retenir leurs idées, de limiter leurs commentaires et de chercher le moyen de réduire leur interaction avec vous." Au lieu de cela, concentrez-vous sur la vérité dans la déclaration. Vous pouvez toujours aborder avec tact la façon dont il a été présenté plus tard, si nécessaire.
