Personne n'aime le temps des impôts. Soyons réalistes: il est toujours stressant de déclarer ses impôts - même si vous engagez un comptable pour le faire à votre place. Pour atténuer votre anxiété fiscale, il est important de remplir les documents appropriés et de les envoyer au bon moment pour éviter les pénalités. C’est là que les formulaires W-2 et W-3 entrent en jeu. L’IRS dispose d’une série de formulaires «W», mais les formulaires W-2 et W-3 sont étroitement liés pour l’employeur. L'un est toujours nécessaire, tandis que l'autre peut ne pas l'être.
Les formes W-2 et W-3 sont certainement similaires. La principale différence réside dans leur récepteur. Des copies d'un formulaire W-2 vont de l'employeur à l'employé. Des copies d'un formulaire W-3 sont transférées d'un employeur à la Social Security Administration (avec des copies supplémentaires de W-2). Alors, comment déposez-vous et quelle est la différence?
Conseils
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Les employeurs utilisent les W-3 pour déclarer leurs gains à la Social Security Administration s’ils ne déposent pas les W-2 par voie électronique.
Qu'est-ce qu'un formulaire W-2?
Quiconque a déjà été employé par une entreprise a reçu un formulaire W-2. C'est comme une soeur du MISC-1099, qui sert les contractuels. Avant de commencer à travailler dans une nouvelle entreprise, les employés remplissent un formulaire W-4 qui détaille toutes leurs retenues à la source. Ce formulaire est ensuite utilisé par un employeur pour créer un W-2. À la fin de l'année, un W-2 est envoyé à tous les employés, ce qui leur permet de connaître le total de leurs gains pour l'année et les impôts retenus sur leurs chèques de paie. Ils peuvent l'utiliser pour obtenir un remboursement sur leur déclaration de revenus. Selon le statut de rétention d’un employé, il peut être nécessaire de payer l’IRS à la fin de l’année. C’est généralement plus fréquent chez 1099 travailleurs, qui ne perçoivent pas d’impôts retenus à l’avance.
Les formulaires W-2 sont obligatoires pour tout employeur ayant des employés. L’IRS prétend que les employeurs doivent déclarer le salaire de chaque employé aussi longtemps qu’ils:
- Si les impôts sur le revenu, la sécurité sociale ou l'assurance-maladie ont été retenus.
- Si l'impôt sur le revenu avait été retenu, à condition qu'ils ne réclament qu'une seule retenue à la source ou ne demandent pas une exemption sur leur W-4.
Qu'est-ce qu'un formulaire W-3?
Les avantages publics constituent une bénédiction pour ceux qui se trouvent en dessous du seuil de pauvreté. En fin de compte, nous y contribuons tous et nous avons tous le droit de les percevoir dans certaines circonstances. Par exemple, les personnes de plus de 65 ans peuvent percevoir la sécurité sociale tant qu’elles paient suffisamment dans le système. Ceux qui vivent en dessous du seuil de pauvreté sont admissibles à Medicare. La Social Security Administration doit savoir exactement combien les employeurs versent dans les systèmes et c’est là que le W-3 entre en jeu.
Si vous êtes un employé, vous n’avez probablement jamais traité de formulaire W-3. Ceci est utilisé strictement par les employeurs. À la fin de l'année, les employeurs utilisent un W-3 pour déclarer les gains, les salaires Medicare et les salaires de sécurité sociale de tous leurs employés. Ce document est envoyé à la Social Security Administration au plus tard en février. Le problème, c'est qu'il doit également inclure les formulaires fiscaux W-2 de chaque employé. Si vous avez 10 employés, vous devez envoyer 10 formulaires W-2. Les totaux de tous les formulaires W-2 ajoutés doivent correspondre à ceux que vous indiquez sur votre formulaire W-3.
Envoi de W-2 et W-3
Les employeurs savent que les formulaires W-2 sont fournis avec de nombreuses copies, six pour être exact. Alors, quel est le bon à envoyer avec votre W-3? La copie A est envoyée à la Social Security Administration, ce qui signifie que vous la joindrez à votre W-3. Les copies B et C vont directement à vos employés. Ils enverront les premiers à l’IRS et conserveront les derniers pour leurs dossiers personnels au cas où ils seraient audités. La copie D est classée dans vos dossiers au cas où vous auriez été audité.
Les deux dernières copies: Copie 1 et Copie 2 sont destinées aux déclarations d’État ou locales. Ceux-ci vont à votre employé avec les copies B et C. Les employés reçoivent deux copies de la copie 2, car certaines peuvent devoir être classées dans des états différents.
Obtenir des copies W-2 et W-3
Il est assez facile d’obtenir des copies des formulaires W-2 et W-3. Vous pouvez acheter des formulaires déjà imprimés dans des magasins de fournitures de bureau ou les créer dans la section «Business Services Online» de la Social Security Administration. Vous pouvez également les imprimer à partir du site Web de l'IRS. Rappelez-vous que ces formulaires doivent pouvoir être numérisés. Restez sur les sites Web du gouvernement pour obtenir les formulaires officiels. Si elle ne peut pas être lue par une machine, vous serez passible d’une amende.
Quand devrais-je leur envoyer un mail?
L'IRS commence à traiter les déclarations de revenus à la fin de janvier, mais plus vous produisez vite, plus vous avez tendance à obtenir rapidement une déclaration. Il existe certaines règles concernant le moment où un employeur doit soumettre un W-2 et un W-3 aux parties appropriées.
Les W-2 et les W-3 doivent être envoyés aux parties appropriées avant le 31 janvier. Si vous omettez de déposer à temps, vous encourrez des amendes, que l'IRS calcule en fonction de la date de retard de votre dépôt. Une pénalité de 50 $ par formulaire W-2 est envoyée dans les 30 jours suivant l’échéance (ce qui s’ajoute si vous avez beaucoup d’employés). La pénalité maximale est de 536 000 $ dans cette fenêtre. Si vous avez 31 jours ou plus avec retard, la pénalité passe à 60 $ par retour avec un maximum de 1 609 000 $. Si vous envoyez votre déclaration après le 1er août, la pénalité est augmentée à 260 $ par déclaration avec un maximum de 3 218 500 $. La situation s'aggrave encore si l'IRS estime que vous avez volontairement dissimulé les formulaires W-2 et W-3. Dans ce cas, l’amende est de 530 $ par déclaration et il n’ya pas de maximum.
Les propriétaires de petites entreprises ont droit à une réduction des pénalités. Ils sont plafonnés à un taux inférieur, mais restent compris entre 50 et 530 dollars par déclaration. Vous pourriez également encourir des pénalités pour le dépôt de formulaires non lisibles à la machine ou contenant des informations incorrectes.
Les extensions ne sont pas toujours garanties
Auparavant, presque tout le monde pouvait obtenir une extension pour le dépôt des formulaires W-2 et W-3 en retard. Ces dernières années, ce n'est pas le cas. L'IRS a renversé le règlement sur sa tête. Aujourd’hui, vous devez remplir une demande de prolongation, mais ce n’est pas garanti. Vous devez avoir une raison légitime derrière votre demande d'extension.
Si vous souhaitez déposer une extension, vous devez remplir le formulaire IRS 8809 au plus tard le 31 janvier. La prolongation ne vous donne que 30 jours.
Dépôt d'un W-2 et d'un W-3
En général, les entreprises n’envoient les formulaires MISC-1099 que s’ils paient un entrepreneur plus de 600 $ pour leur travail. Ce n’est pas le cas pour un W-2, qui n’a pas d’exigence de dépôt minimale. Chaque employeur doit déposer un formulaire W-2 pour un employé, même s’il n’a pas gagné le salaire voulu, mais doit obligatoirement produire une déclaration de revenus.
En revanche, les employeurs n’ont pas toujours besoin de remplir un formulaire W-3. Ceci est vraiment seulement pour les personnes qui déposent par courrier. Si vous soumettez électroniquement les formulaires W-2 de votre employé à la Social Security Administration et à l’IRS, vous n’avez pas besoin d’envoyer un W-3. Le dépôt en ligne est une exigence pour quiconque compte plus de 250 employés.
