Quiconque a travaillé pour une entreprise connaît les manuels de politiques et de procédures et leurs cousins plus concis, des manuels d’employés. Les manuels de politiques et de procédures ont deux objectifs: répondre aux exigences légales telles que l’embauche et les problèmes environnementaux et articuler la mission et la vision de la société au moyen de directives détaillées et bien pensées. Une politique décrit ce que l'entreprise souhaite que ses employés fassent pour atteindre leurs objectifs, et les procédures décrivent en détail comment appliquer ces règles. Idéalement, une entreprise suivra une formule simple: établir des déclarations de mission et de vision, définir des objectifs stratégiques, créer des politiques de soutien et créer des procédures tactiques pour la mise en œuvre de ces politiques.
Articles dont vous aurez besoin
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Lois applicables
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Conventions collectives, le cas échéant
Développez un processus et une structure et constituez une équipe (si vous n’êtes pas le seul intermédiaire du projet). Décidez des responsabilités des membres de l’équipe, y compris la recherche, la rédaction, les questions juridiques, les mécanismes d’approbation et les méthodes de production. Bien que la plupart des entreprises fournissent aux employés de la documentation au format électronique, vous devrez également en imprimer des copies papier. Déterminez les chefs d’équipe et les contacts pour chaque étape du processus. Organisez une réunion d’organisation pour décider de la manière dont le manuel sera mis en circulation - chapitre par chapitre et étape par étape.
Aborder les aspects juridiques du manuel. Inclure des passages qui traitent de l'égalité des chances, le harcèlement sexuel, la discrimination et le dépistage de la drogue. Assurez-vous qu'aucun libellé du manuel ne viole les lois existantes ou ne contredit un contrat de travail. Établissez un contact juridique avec l’entreprise pour examiner et approuver le manuel sur les questions juridiques. La négligence et les délits sont les préoccupations juridiques les plus courantes des entreprises, et les manuels de politiques et de procédures sont juridiquement contraignants pour les entreprises. La plupart des violations commises par des entreprises sont non intentionnelles, mais si les manuels sont mal rédigés, ignorés ou n’expliquent pas clairement les conséquences des actes commis par les employés, des problèmes juridiques peuvent survenir.
Incluez la mission, les énoncés de vision et l’historique de la société. Expliquez comment les politiques et les procédures servent à soutenir et à renforcer les valeurs énoncées.
Écrivez sur les avantages. Incluez les questions relatives aux avantages prescrits, telles que la sécurité sociale, les allocations de chômage, l’indemnisation des travailleurs, les considérations militaires (devoir de réserve, par exemple) et les congés familiaux. Décrivez également les avantages non obligatoires tels que les vacances, les heures supplémentaires, les heures de travail, les régimes d’assurance, d’acquisition des droits et les régimes de retraite (y compris les éventuelles dispositions 401k), ainsi que les congés sabbatiques et les congés.
Développer et maintenir un ton écrit positif. Établissez des paramètres permettant aux employés d’atteindre leurs objectifs. Évitez, dans la mesure du possible, le langage proscriptif. Dire constamment aux employés ce qu’ils ne peuvent pas ou ne devraient pas faire crée de la tension, en particulier lorsque ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas interdire est un comportement médiocre facilement reconnaissable.
Créez un brouillon et relisez-le, relisez-le et modifiez-le, puis relisez-le, relit-relu et relit.
Envoyez le brouillon via le processus d'approbation. Demandez à quelques employés non membres de l’équipe de lire le manuel pour obtenir leurs commentaires.
Apportez des modifications au manuel après le processus d'approbation et obtenez l'approbation finale si nécessaire. Préparez le manuel pour la production. Sélectionnez des graphiques ou des photos et formatez le manuel.
Produire le manuel, sous forme imprimée et sous forme électronique. Assurez-vous d’avoir identifié un «contrôleur d’accès» pour toute modification future.
Conseils
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Un guide de l’employé doit être une brève introduction à votre entreprise, avec un message de bienvenue, des informations d’orientation et de brèves discussions sur les règles, les attentes et les avantages. Ce sera probablement la première chose que les employés liront (avant le manuel des politiques et procédures) et ne devraient pas imiter le manuel de manière détaillée.
Attention
Si les employés de votre entreprise sont représentés par un syndicat, la convention collective en vigueur sert souvent de base à la plupart des politiques et procédures. Veillez à ne pas contredire les accords entre syndicats avec les politiques et procédures.
