Comment rédiger un bref rapport pour une entreprise

Les rapports financiers aux actionnaires, les plans marketing et les évaluations de la qualité sont tous des exemples de rapports rédigés pour les entreprises. Un rapport court ressemble à n'importe quel autre rapport mais comporte moins de pages. Il devrait énoncer les objectifs clés du rapport, résumer les informations de base, examiner les alternatives et recommander une voie à suivre. Traitez le rapport comme un projet - planifiez-le, puis écrivez-le dans un style clair et simple. Bref, c’est bien, car il est plus probable que les parties occupées ou désintéressées, mais cruciales, le liront.

Planification

Rencontrez les supérieurs pour clarifier les exigences, car ils détermineront le format et le contenu du rapport. Par exemple, un rapport d'évaluation de projet ne sera pas structuré de la même manière qu'un plan marketing ou un rapport financier.

Recherchez des documents de référence, y compris les documents qui vous ont été attribués lorsque vous étiez chargé du travail de rédaction et des documents que vous collectez indépendamment d'Internet, de la bibliothèque et de réunions et conversations avec des parties prenantes (telles que des responsables d'unités, des fournisseurs et des clients).

Préparez le modèle de rapport, y compris un résumé, une introduction, des sections pour les alternatives et les solutions proposées, des recommandations et une conclusion.

Contenu

Écrivez l'introduction. En règle générale, l'introduction ne doit pas dépasser un paragraphe. Elle doit énoncer l'objectif du rapport et en identifier les principaux problèmes. Cela devrait servir de guide pour le reste du rapport mais ne devrait pas le résumer. Par exemple, la première ligne pourrait être: "L’objectif de ce rapport est d’examiner les solutions aux problèmes de qualité persistants sur notre site de fabrication", suivi d’un résumé des principaux problèmes.

Assemblez le corps du rapport. Dans l'exemple de l'installation de fabrication, les sections pourraient inclure des détails techniques, une liste de solutions alternatives, une analyse coûts-avantages pour chacune et des recommandations. Un plan d'entreprise comporterait un ensemble de sections différentes, telles que des études de marché, une analyse de la concurrence et des projections financières. Quel que soit le format, les sections doivent être dans un ordre logique afin que le lecteur n'ait pas à basculer pour comprendre le contenu.

Terminez le rapport en vous référant aux objectifs du rapport. Pour l'exemple d'installation de fabrication, la conclusion pourrait être un plan de mise en œuvre de la solution recommandée. Pour un rapport financier, la conclusion pourrait être les perspectives commerciales.

Énumérez les références citées dans le texte en identifiant la publication dont elles proviennent, le titre, l'auteur et la date. Énumérez d'autres sources pertinentes dans une bibliographie ou une section de ressources.

Rédigez le résumé. Dans environ un paragraphe ou deux, résumez le rapport afin qu'un dirigeant occupé puisse saisir les points clés et parcourir les détails ultérieurement. Pour un rapport financier, le résumé peut être simplement un tableau présentant les principales tendances des ventes et des bénéfices.

Préparez une page de couverture avec le titre du rapport, la date, les noms des auteurs et leurs affiliations. Incluez une table des matières pour les rapports de plus de 15 pages.

Adressez la lettre d'accompagnement à une personne (un gestionnaire ou un agent de négociation des contrats) et non à un ministère. Identifiez les recommandations clés du rapport, fournissez vos informations de contact et listez les pièces jointes.