La gestion de l'information est une composante très importante des entreprises axées sur la connaissance au 21e siècle. La gestion de l'information permet aux organisations d'être plus efficaces en partageant les informations avec l'ensemble de l'entreprise. Cela incite une organisation à agir en équipe, dans laquelle chaque membre a accès à la base de connaissances des autres. La gestion de l'information est rarement sans problème, cependant. Les défis typiques incluent la collecte des informations, leur mise à disposition et leur utilisation.
Collecte d'informations
Sans collecter des informations, il est impossible de les partager. Les informations peuvent être collectées de différentes manières. Dans les activités de vente au détail, les chiffres de vente de chaque magasin sont communiqués au siège de l'entreprise, qui peut partager cette information avec toutes les succursales. Cela peut aider les points de vente individuels à comprendre les tendances de la demande des consommateurs. Dans le secteur des services professionnels, il est courant que les employés remplissent des questionnaires sur le travail qu’ils effectuent et les besoins de leurs clients. L'important est de s'assurer que les données collectées sont à la fois pertinentes et exactes.
Rendre l'information disponible
La mise à disposition d'informations est un défi qui cause souvent des difficultés aux organisations. C’est une chose de collecter des informations, mais une autre de les rendre largement disponibles. Une technique consiste à augmenter la communication personnelle par le biais d’équipes interministérielles. Cela encourage les gens à partager leurs connaissances personnelles avec les autres. Une autre méthode de partage de l'information est la technologie. Les bases de données peuvent fournir des informations aux personnes d'une organisation. Cela permet à une entreprise internationale d'accéder à des informations détaillées sur les marchés du monde entier. Les bases de données impliquent toutefois un investissement financier important pour réussir.
S'assurer que l'information est utilisée
Si les informations sont collectées avec succès et mises à disposition, le seul défi restant consiste à s'assurer qu'elles sont accessibles et utilisées. Afin de garantir l'accès aux informations, il est préférable de développer des techniques de partage d'informations simples et faciles à utiliser. Une base de données, par exemple, devrait être conviviale. Afin de s'assurer que les informations sont réellement utilisées, il est important de montrer aux employés que l'utilisation des informations disponibles présente des avantages concrets.
