Nous utilisons des lettres commerciales presque tous les jours dans nos transactions.Cependant, avez-vous déjà pris un moment pour réfléchir à la définition d'une lettre commerciale? Cette forme de communication omniprésente comporte pas mal de fonctionnalités que nous utilisons tous les jours, mais nous ne pensons pas souvent à leurs conventions spécifiques.
Conseils
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Les lettres commerciales sont formelles et utilisées dans la correspondance commerciale.
Définition de lettre d'affaires
Une lettre d'affaires est l'un des nombreux types de lettres qui existent. Il s’agit simplement d’un type particulier de lettre officielle que les expéditeurs et les destinataires utilisent pour se mettre en correspondance au sujet d’opérations commerciales qu’ils ne seraient peut-être pas en mesure de mener à bien de manière orale. Les lettres commerciales peuvent être utilisées pour la communication entre entreprises, entre entreprises et clients et entre clients et entreprises. Le format courant des lettres d’affaires comprend des éléments importants. Lorsqu'elles sont identifiées dans une lettre, celles-ci constituent en réalité une lettre commerciale.
Date et adresse de l'expéditeur
Chaque lettre commerciale a la qualité unique que la première ligne de la lettre est la date. Cela indique la date à laquelle la lettre a été écrite ou la date à laquelle elle a été complétée. Évidemment, il n'est pas nécessaire que ce soit la date à laquelle le destinataire a reçu la lettre. Juste en dessous de la date de la lettre, vous devez inclure l’adresse de l’expéditeur. Vous ne devez pas inclure le nom de l'expéditeur dans cette partie. Il y aura une place pour cela plus tard. Parfois, lorsque vous imprimez la lettre sur un papier à en-tête officiel de votre entreprise, votre adresse est déjà incluse dans le papier à en-tête. Dans ce cas, vous ne devez pas inclure l’adresse de l’expéditeur sous la date. Ce serait redondant.
Adresse du destinataire
Ensuite vient l'adresse du destinataire. Si vous connaissez le nom du destinataire, vous devez inclure le nom de cette personne dans son adresse. Vous devez également inclure le titre approprié pour cette personne, par exemple Mme, Mme, M., M., etc. Lorsque vous écrivez l'adresse du destinataire, vous devez inclure son pays. Ceci est particulièrement important pour les lettres commerciales internationales. N'oubliez pas de mettre le nom du pays en majuscule et pas seulement la première lettre. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez faire référence à la personne en fonction de son poste au sein de la société dans laquelle il travaille, telle que «Directeur général», «Directeur», etc. C’est toujours un pari plus sûr que de faire des suppositions sur son nom ou son titre quand on ne le connaît pas très bien.
Salutation de la lettre
Après l’adresse du destinataire, vient le salut de la lettre. Bien sûr, vous devriez garder votre salutation cohérente avec le nom que vous avez utilisé pour le destinataire dans l’adresse du destinataire. Il peut y avoir un peu de conflit sur le type de salut à utiliser lorsque vous connaissez le nom de la personne. Faites-vous référence à la personne par «Monsieur» ou «Madame» ou par son nom? Il est préférable de traiter la situation comme vous le feriez dans la vie réelle. Il est peu probable que vous ayez le prénom de quelqu'un que vous ne connaissez pas personnellement. Donc, si vous connaissez personnellement la destinataire et que vous la référez généralement par son prénom, vous pouvez utiliser son prénom. Sinon, il est préférable de la nommer «Madame». De plus, si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, vous devriez utiliser «à qui de droit» en guise de salutation.
Corps et clôture de la lettre
Le corps devrait être écrit de manière formelle. Vos lignes doivent être à simple interligne, sauf lorsque vous insérez un double espace entre les paragraphes. Le dernier paragraphe devrait être un résumé succinct de ce qui était dit dans la lettre.
Afin de fermer la lettre, vous devez utiliser des expressions telles que «meilleures salutations» ou «merci» avec une virgule après. Il devrait y avoir quatre lignes après la clôture, après quoi vous écrirez le nom de l'expéditeur. Cet espace est l'endroit où vous mettez votre signature une fois que vous avez imprimé la lettre.
