Lorsque vous recherchez un candidat approprié pour un poste vacant dans votre entreprise, il est important que vous documentiez les compétences, les caractéristiques et les qualifications exactes nécessaires pour exceller dans le poste en analysant le poste. Un moyen courant de documenter les résultats d'une analyse de poste consiste à rédiger un rapport officiel. Le rapport comprendra des détails sur le travail, y compris les compétences requises, les tâches impliquées et les qualifications requises pour mener à bien le travail.
Observez un employé de votre entreprise qui occupe le même poste ou un poste similaire à celui que vous souhaitez pourvoir. Notez les tâches les plus courantes qu’elle accomplit au quotidien, son interaction avec d’autres employés ou clients et tout équipement ou programme informatique spécifique nécessaire à ce travail.
Contactez les employeurs et les propriétaires d'entreprises d'autres entreprises dont les employés occupent des postes similaires. Posez des questions sur les compétences requises, les tâches à effectuer et ce qu’ils pensent être les qualifications d’un candidat idéal.
Commencez le rapport avec un aperçu de la position. Cela devrait inclure le titre, le département, le supérieur immédiat et les principales responsabilités du poste. Vous devez également inclure l'objectif du poste, ou la raison pour laquelle le poste est nécessaire en premier lieu.
Énumérer les tâches spécifiques impliquées dans le poste, l'équipement requis et les connaissances informatiques ou techniques requises.
Inclure des informations sur la formation qui sera nécessaire pour le poste. Par exemple, si le poste nécessite une connaissance exceptionnelle des programmes Microsoft Office, vous devez décider si vous souhaitez former la nouvelle employée ou si vous préférez qu'elle dispose déjà de cette connaissance. Les informations peuvent ensuite être répertoriées en tant qu'exigence ou dans le cadre du programme de formation pour le poste.
Ajoutez des informations détaillées sur les relations entre le nouvel employé et les autres employés et clients. Cela devrait inclure la mesure dans laquelle les employés et les clients compteront sur le nouvel employé, ainsi que la manière dont le nouvel employé interagira avec les autres personnes de l'entreprise et les clients.
Énumérez toutes les exigences personnelles que vous jugez nécessaires pour réussir dans le poste. Par exemple, un représentant du service clientèle devra probablement être amical et sympathique, alors qu’il est plus important pour un éditeur d’être bien organisé et capable de gérer plusieurs projets à la fois.
