Une chef de projet tient régulièrement des réunions avec les membres internes de l'équipe de projet pour discuter de ses projets en cours. En outre, un chef de projet peut faciliter les réunions avec les parties prenantes du projet, la direction et les clients pour lancer un projet et peut tenir des réunions continues pour fournir des mises à jour sur ses projets et répondre à des questions concernant les délais et les budgets. La préparation de chaque réunion de projet est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre temps et de celui des participants.
Invitez les personnes appropriées à la réunion du projet. Déterminez les objectifs à atteindre lors de la réunion en fonction des invités. Si vous rencontrez des membres de l'équipe de projet, vous pouvez définir des objectifs pour obtenir des mises à jour de statut, résoudre des problèmes internes et permettre aux membres de l'équipe de partager des informations sur le projet. Si vous rencontrez des parties prenantes du projet, des dirigeants et des clients, votre objectif est de fournir des mises à jour générales sur les jalons et de répondre aux questions.
Sollicitez les sujets à l’ordre du jour des invités plusieurs jours avant la réunion. Plutôt que d’éviter une balle surprise lors de la réunion, demandez des questions et des sujets de discussion aux personnes liées au projet. Cela vous laissera du temps pour préparer et inviter d'autres personnes qui peuvent vous aider lors de la réunion. Anticipez ce que les invités voudront entendre et discuter concernant le projet. Par exemple, si vous savez que les clients souhaitent discuter de supports marketing, obtenez les mises à jour de votre service de la communication et invitez un représentant à la réunion.
Créer un agenda formel de réunion de projet. Répertoriez les détails de la réunion tels que le nom, la date, l'heure, le lieu et le numéro de téléconférence en haut de la page. Énumérer des sujets de l'ordre du jour tels que l'état des jalons du projet; statut des secteurs d'activité fonctionnels tels que l'informatique, le marketing, les services juridiques et autres services pertinents; budget du projet; prochaines étapes; et tous les sujets suggérés par d'autres.
Envoyez à tous les invités une invitation et un ordre du jour de la réunion par voie électronique. Incluez un plan de projet ou un rapport de situation pour accompagner votre discussion sur la situation et le calendrier. Envoyez l'invitation dès que possible et suivez l'ordre du jour et les pièces jointes au moins un à deux jours avant la réunion. Cela permettra à vos invités d'examiner les documents et de se préparer à l'avance.
Vérifiez la logistique des réunions, telles que les réservations de salles de conférence et la configuration des salles plusieurs jours avant votre réunion. Testez votre numéro de téléconférence et vos identifiants de téléconférence, le cas échéant, pour vous assurer qu'ils fonctionnent et sont faciles d'accès. Comme les participants travaillent probablement sur plusieurs tâches, vous ne voulez pas perdre de temps avec des numéros de téléphone et des liens Web défectueux.
